Pagar por ayuda para recaudar fondos: ¿redactor de subvenciones, consultor o voluntario?

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que piensan conseguir ayuda para recaudar fondos: alguien que redacte solicitudes de subvención, planifique una campaña o pida dinero a los donantes. Quizás un consultor le ofreció trabajar "por un porcentaje de lo que recaude", o un miembro de la junta sugirió contratar a un redactor de subvenciones. Al terminar, conocerá las cuatro opciones principales, lo que cada una le cuesta en dinero y tiempo, por qué pagar un porcentaje de las donaciones se considera una señal de alerta cuándo la ley estatal obliga a un recaudador pagado a registrarse antes de trabajar para usted y cómo aparecen las tarifas de recaudación en su Formulario 990.

Esto es información general, no asesoría legal. Las reglas sobre recaudación de fondos las fija cada estado, así que consulte con el regulador de organizaciones benéficas de su estado antes de firmar nada.

Las cuatro opciones de un vistazo

Hacerlo usted mismo

Nadie describe su trabajo tan bien como quienes lo hacen. Los financiadores leen solicitudes de organizaciones pequeñas todo el tiempo y no esperan textos pulidos. Esperan un programa claro, cifras honestas y que se sigan las instrucciones. Nuestra guía de conceptos básicos para redactar subvenciones le acompaña paso a paso en una primera solicitud.

Hacerlo usted mismo también desarrolla habilidades y relaciones con financiadores que se quedan en su organización, en lugar de irse con un consultor.

Un voluntario experto

Un voluntario con experiencia en recaudación puede revisar un borrador, orientarle en su primera propuesta o ayudarle a armar una lista de posibles financiadores. Funciona mejor cuando la tarea es pequeña y concreta: "revise nuestro borrador de propuesta a la fundación comunitaria y sugiera cambios antes del día 15" recibe un sí mucho más a menudo que "ayúdenos con la recaudación de fondos".

Nuestra guía para pedir ayuda especializada explica cómo delimitar una solicitud, y la plantilla de alcance del trabajo le ayuda a ponerla por escrito. La ayuda de un voluntario es un regalo de tiempo, así que no le pague una tarifa ni una parte de lo que ayude a recaudar. Eso lo convertiría en un recaudador pagado, con las reglas que se explican más abajo.

Un redactor de subvenciones o consultor pagado

Cuando tiene más financiadores a los que acercarse que horas para escribir, pagar a un redactor de subvenciones o a un consultor de recaudación puede tener sentido. Buenas prácticas:

• Pague por el trabajo, no por el resultado. Lo normal es una tarifa por hora o una tarifa fija por propuesta. Es el financiador quien decide si da; un redactor no puede prometerlo.
• Use un contrato escrito. Indique qué se entregará, para cuándo, por qué tarifa, de quién son los borradores, y que el redactor no se comunicará con financiadores en su nombre sin permiso.
• Quédese con las relaciones. Pida la lista de financiadores, los borradores y las notas, para que el conocimiento se quede con usted si el redactor se va.
• Ocúpese de los trámites fiscales. Un redactor que trabaja por su cuenta suele ser un contratista independiente. El IRS dice que los pagos por servicios a una persona que no es empleada se declaran en el Formulario 1099-NEC cuando suman $600 en un año, o $2,000 para pagos hechos después del 31 de diciembre de 2025. Nuestra guía sobre empleado o contratista explica cómo distinguirlos.
• Verifique si debe registrarse en su estado (vea más abajo).

Por qué pagar un porcentaje es una señal de alerta

La oferta suena de bajo riesgo: "solo me quedo con el 10% de lo que traiga". Pero la Association of Fundraising Professionals (AFP), cuyo Código de Normas Éticas obliga a sus miembros, dice que los miembros "no aceptarán una compensación ni firmarán un contrato basado en un porcentaje de las contribuciones; tampoco aceptarán comisiones por intermediación ni honorarios condicionados". El Código también dice que los miembros "no pagarán comisiones por intermediación, comisiones ni compensación porcentual basada en las contribuciones". Los bonos se permiten solo si siguen la práctica normal de la organización y "no se basan en un porcentaje de las contribuciones".

Algunas razones por las que esto importa a una organización pequeña:

• Los donantes dan para su misión, no para la comisión de un consultor. Algunos podrían molestarse al saber que parte de su donación la pagó.
• Una subvención puede no cubrirlo. Revise las reglas de cada financiador antes de prometerle a alguien una parte de una subvención; si la subvención no puede pagar la comisión, tendrá que pagarla con otro dinero.
• Premia lo que no conviene: pedidos rápidos y grandes en lugar de relaciones duraderas, y atribuirse donaciones que habrían llegado de todos modos.

Si un consultor solo trabaja por porcentaje, tómelo como una razón para seguir buscando.

Cuándo aplica el registro estatal

Algunos estados regulan a las personas y empresas a las que se les paga por ayudar a las organizaciones benéficas a recaudar dinero, y las definiciones pueden ser más amplias de lo que usted espera. Nueva York y California son dos ejemplos; las reglas de su estado pueden ser distintas.

• Recaudador profesional (professional fund raiser). La Ley Ejecutiva de Nueva York, § 171-a, incluye a cualquiera que, por contrato, planifique, administre o lleve a cabo una solicitud benéfica, o que contrate a otros para pedir donaciones a personas en el estado. Los directores, directivos, voluntarios y empleados de la propia organización no son recaudadores profesionales.
• Solicitante profesional (professional solicitor). Alguien a quien un recaudador profesional le paga para pedir donaciones.
• Asesor de recaudación (fund raising counsel). Alguien a quien se le paga para planificar, administrar, asesorar o ayudar a una organización con la recaudación en el estado, que no pide donaciones y no maneja el dinero. La ley excluye a los directivos, voluntarios y empleados de la propia organización, a su abogado, a una persona contratada solo para redactar solicitudes de fondos a una agencia del gobierno, y a las organizaciones 501(c)(3).

Según la § 173, los recaudadores profesionales y los asesores de recaudación deben registrarse ante el Attorney General (fiscal general) antes de actuar para una organización que tenga que registrarse, renovar cada año y pagar una tarifa anual de $800 con cada solicitud. Los recaudadores profesionales también deben presentar una fianza de $10,000. Según la § 173-a, necesitan un contrato escrito con la organización, deben presentar una copia certificada al Attorney General dentro de los diez días siguientes a la firma y deben depositar el dinero recaudado, dentro de los cinco días de recibirlo, en una cuenta bancaria bajo el control exclusivo de la organización.

Así que, en Nueva York, un consultor que asesora su campaña de recaudación podría contar como asesor de recaudación, mientras que alguien contratado solo para redactar solicitudes de subvenciones del gobierno no.

California es otro ejemplo. Su Attorney General dice que un recaudador comercial (commercial fundraiser) es una persona o empresa a la que una organización benéfica le paga para pedir dinero o bienes en su nombre, y que "se requiere el registro antes de solicitar cualquier fondo en California con fines benéficos". El registro se renueva cada año, con una tarifa anual de $500 y una fianza o depósito en efectivo de $25,000, y las organizaciones benéficas no pueden contratar a un recaudador comercial que no esté registrado ante el Attorney General.

Otros estados trazan estas líneas de otra manera. Antes de contratar a alguien, pregúntele si está registrado donde usted recauda dinero, y consulte con el regulador de su estado. Nuestra guía sobre el registro estatal para recaudar fondos explica cómo encontrar el suyo; usar un recaudador pagado también puede afectar si su propia organización debe registrarse.

Las tarifas de recaudación en su Formulario 990

Si su organización presenta el Formulario 990 completo, las tarifas por ayuda para recaudar fondos tienen su propia línea. Las instrucciones del IRS dicen que en la Parte IX, línea 11e, se declaran los "montos pagados por servicios profesionales de recaudación de fondos, incluidas las campañas de solicitud" y por "asesoría u otros servicios de consultoría que apoyan campañas internas de recaudación". Costos como la impresión y el franqueo van en la línea 24 si puede separarlos; si no puede, declárelo todo en la línea 11e.

Si el total de las líneas 6 y 11e supera los $15,000, el Formulario 990 le pide llenar el Anexo G (Schedule G), Parte I. Allí anota a los 10 recaudadores mejor pagados que recibieron al menos $5,000 cada uno, si cada uno tuvo la custodia o el control de las contribuciones, y las tarifas que se le pagaron a cada uno o que cada uno retuvo. Las instrucciones del Anexo G dicen que quienes presentan el Formulario 990-EZ no tienen que llenar la Parte I. Su contador o preparador de impuestos puede ayudarle a clasificar los pagos.

Cómo decidir

1. Nombre lo que falta. ¿Es tiempo, habilidad o confianza? Un voluntario que orienta ayuda con la confianza; un redactor pagado ayuda con el tiempo.
2. Empiece en pequeño. Pruebe con una propuesta o una revisión antes de comprometerse a un contrato largo.
3. Acuerde una tarifa por el trabajo, no una parte de las donaciones.
4. Póngalo por escrito, incluido de quién son los borradores y las relaciones con financiadores.
5. Verifique el registro estatal de cualquier persona a la que pague para planificar, administrar o llevar a cabo la recaudación.
6. Informe a la junta y anote la decisión en el acta.

Su lista de verificación

• Sabemos si necesitamos tiempo, habilidad u orientación
• Preguntamos si un voluntario experto podría hacer la primera parte
• A cualquier ayudante pagado se le paga por hora o con tarifa fija, no por porcentaje
• Tenemos un contrato escrito que cubre entregables, tarifas y la propiedad de los borradores
• Verificamos si el ayudante debe registrarse en nuestro estado y si eso afecta nuestro propio registro
• Las donaciones van directamente a la cuenta de la organización
• Pedimos un Formulario W-9 y presentamos un Formulario 1099-NEC cuando corresponde
• Anotamos las tarifas de recaudación para poder declararlas en nuestro Formulario 990 si lo presentamos