Hoja de presupuesto para eventos

Use esta hoja antes de reservar un lugar. Le ayuda a ver si un evento vale la pena, a planear la versión en la que llega menos gente y a hacer bien el papeleo de los boletos. Nuestra guía sobre eventos de recaudación de fondos explica la lógica detrás, con un ejemplo resuelto.

La hoja tiene tres columnas para cada línea:

• Mejor caso: todo sale bien.
• Probable: lo que honestamente espera.
• Peor caso: menos invitados, un patrocinador se retira, llueve.

Si el evento sigue teniendo sentido en el peor caso, o al menos no pierde dinero que no se puede permitir perder, adelante.

La regla de los boletos de $75

Si un invitado paga más de $75 y recibe algo a cambio, como una cena, el IRS dice que usted debe darle una declaración por escrito. Debe decirle al donante que la cantidad deducible es limitada y darle "un cálculo de buena fe del valor justo de mercado de los bienes o servicios que recibió el donante". Puede darla "en relación con la solicitud o con el recibo" del pago. El ejemplo del IRS: un donante da $100 y recibe un boleto para un concierto que vale $40, así que la contribución benéfica es de $60. La multa por no dar la declaración es de "$10 por contribución, sin superar $5,000 por evento o envío de recaudación", salvo que la organización demuestre que la falta se debió a una causa razonable. Hay excepciones, por ejemplo para artículos de valor insignificante. Esta hoja tiene una línea para calcular el valor justo de mercado de cada boleto, para que pueda imprimirlo en el boleto y en el recibo. Nuestra guía sobre cómo agradecer a los donantes como lo exige el IRS explica las reglas.

Cómo adaptarla

• Consiga cotizaciones reales del lugar, la comida y el equipo antes de anotar los costos. Pregunte por mínimos de invitados y cargos por cancelación.
• Anote los artículos y servicios donados en una nota aparte, no como ingresos en efectivo. Nuestra guía de donaciones que no son en efectivo explica cómo manejarlos.
• Revise permisos e impuestos. Las reglas varían según el estado y la ciudad. Las rifas y los juegos muchas veces necesitan una licencia estatal o local; vea rifas y juegos de azar. Vender productos en un evento puede significar cobrar impuesto sobre las ventas; vea el impuesto sobre las ventas cuando su organización vende cosas.
• Cuente con honestidad las horas de los voluntarios. Son el costo oculto de todo evento.
• Compártala con la junta directiva antes de comprometerse, y compare después las cifras reales.
• Borre las notas entre corchetes antes de compartirla.