Impuestos sobre la nómina para organizaciones benéficas: qué se debe y cuándo

Esta guía es para el tesorero de una organización benéfica que tiene, o está por tener, empleados pagados. Estar exenta de impuestos no exime a la organización de los impuestos sobre la nómina. Al terminar, sabrá qué impuestos federales debe sobre los salarios, qué formularios presenta y cuándo, el único impuesto federal que la mayoría de las 501(c)(3) no paga, cómo funciona el desempleo estatal para las organizaciones benéficas y por qué los impuestos de nómina atrasados son el único error de dinero que puede caer personalmente sobre un miembro de la junta.

Si todavía se está organizando, empiece con cómo contratar a su primer empleado, que explica el registro y cómo manejar la nómina. Si no está seguro de que alguien sea empleado, vea ¿empleado o contratista?.

Los impuestos federales sobre los salarios

Por cada empleado, usted retiene algunos impuestos de su pago y paga otros de su propio bolsillo. La Publication 15 (2026) del IRS (guía tributaria del empleador) da las tasas:

Los montos que retiene del pago de los empleados suelen llamarse impuestos en fideicomiso (trust fund taxes), porque usted guarda el dinero del empleado para el gobierno. Recuerde este término; vuelve a aparecer más abajo.

Cuánto cuesta

Este es un caso hipotético. Una organización le paga a un coordinador $50,000 al año. Además del salario, la organización paga 6.2% de Seguro Social ($3,100) y 1.45% de Medicare ($725), o sea $3,825 en impuestos federales sobre la nómina. El desempleo estatal, cualquier impuesto estatal sobre la nómina y el seguro de compensación laboral se suman a eso. Inclúyalos todos en su presupuesto anual.

Depósitos y declaraciones

Depósitos

Los impuestos sobre la nómina se envían al IRS mediante depósitos, aparte de las declaraciones. La Publication 15 dice "You must use EFT to make all federal tax deposits" (debe usar transferencia electrónica para todos los depósitos de impuestos federales), por ejemplo mediante el Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS, sistema electrónico de pago de impuestos federales) o su cuenta tributaria de negocio en el IRS.

La frecuencia depende de su calendario de depósitos, que la Publication 15 fija a partir de un período de referencia:

• Mensual: si declaró $50,000 o menos de impuestos en el período de referencia, deposite los impuestos sobre los pagos hechos en un mes "by the 15th day of the following month" (a más tardar el día 15 del mes siguiente).
• Bisemanal: si declaró más de $50,000. Los impuestos sobre salarios pagados el miércoles, jueves o viernes vencen el miércoles siguiente; los otros días tienen su propia regla.
• Montos muy pequeños: si su impuesto total del trimestre (o del trimestre anterior) es de menos de $2,500, puede pagarlo con un Form 941 presentado a tiempo en vez de depositarlo, siempre que no haya tenido que hacer un depósito de $100,000 al día siguiente.

El Form 941 cada trimestre

El Form 941 es la declaración trimestral federal de impuestos sobre la nómina. Informa los salarios pagados, los impuestos retenidos y los depósitos hechos. La Publication 15 da como fechas de vencimiento el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero. Si depositó todo el impuesto a tiempo y completo, tiene hasta el día 10 del segundo mes después del fin del trimestre.

Algunos empleadores muy pequeños presentan el Form 944 una vez al año. La Publication 15 dice que solo puede hacerlo si el IRS se lo notificó por escrito, y que es para empleadores que esperan que sus impuestos de empleo del año sean de $1,000 o menos. Se pide al IRS durante el primer trimestre.

Los Forms W-2 y W-3 después del cierre del año

Cada empleado recibe un Form W-2 con su pago y los impuestos retenidos, y usted envía copias a la Administración del Seguro Social con un Form W-3, que las resume. Para los salarios de 2026, las instrucciones del IRS dicen que ambos vencen el 1 de febrero de 2027. Si debe presentar 10 o más declaraciones informativas en total, tiene que hacerlo electrónicamente. Envíe las copias estatales si su estado las pide.

Impuesto federal de desempleo (FUTA): la mayoría de las 501(c)(3) no lo paga

La mayoría de los empleadores paga el impuesto federal de desempleo (federal unemployment tax, FUTA) y presenta el Form 940 cada año. Pero las instrucciones del Form 940 dicen "organizations described in section 501(c)(3) and exempt from tax under section 501(a) generally aren't subject to FUTA tax" (las organizaciones descritas en la sección 501(c)(3) y exentas según la sección 501(a) en general no están sujetas al FUTA). Así que la mayoría de las organizaciones con carta de determinación 501(c)(3) del IRS no presenta el Form 940.

Si su organización está exenta pero no es 501(c)(3), lea las instrucciones del Form 940 para ver si lo debe. Para 2025, dan una tasa de FUTA del 6.0% sobre los primeros $7,000 pagados a cada empleado en el año.

Desempleo estatal: pagar el impuesto o reembolsar

El seguro de desempleo estatal es distinto. La ley federal, como explica el Departamento de Trabajo de EE. UU. en su carta de 1993 UIPL 44-93, obliga a los estados a cubrir a los empleadores 501(c)(3), y también a darles a elegir:

• Pagar el impuesto estatal de desempleo normal (llamado "contribuciones"), a la tasa que fije su estado, como cualquier otro empleador.
• Ser un empleador de reembolso (reimbursing employer). En vez de pagar una tasa, usted le devuelve al fondo estatal los beneficios de desempleo que de verdad se pagaron a sus antiguos empleados.

Reembolsar puede costar mucho menos si casi nunca despide a nadie. Pero un despido, o el fin de un puesto pagado con una subvención, puede traer una cuenta grande de una sola vez. Una carta del Departamento de Trabajo de 1972 (UIPL 1212) dice que los estados pueden pedir a los empleadores de reembolso una fianza, un depósito u otra garantía, dentro de un límite ligado a la tasa máxima del impuesto estatal. Su estado también puede obligarlo a mantener su elección durante un tiempo.

Multas, y por qué le importan a la junta

Depósitos atrasados

La Publication 15 fija la multa por no depositar según el atraso:

• 2% por depósitos de 1 a 5 días tarde
• 5% por depósitos de 6 a 15 días tarde
• 10% por depósitos de 16 días o más tarde (y por montos pagados directamente al IRS o con la declaración, con algunas excepciones)
• 15% por montos todavía sin pagar más de 10 días después del primer aviso del IRS

Se pueden sumar intereses y multas por presentar tarde.

La multa de recuperación de impuestos en fideicomiso

Si los impuestos retenidos no se entregan, el IRS puede cobrar la multa de recuperación de impuestos en fideicomiso (trust fund recovery penalty): el 100% de los impuestos en fideicomiso no pagados. La multa viene de la sección 6672 del Código de Rentas Internas (Internal Revenue Code). La Publication 15 dice que, si los impuestos no pueden cobrarse de inmediato al empleador, se le puede cobrar a cualquier persona responsable que voluntariamente no haya cobrado, registrado o pagado el impuesto. Enumera a quiénes puede incluir: un directivo o empleado, un contador, un director o fideicomisario voluntario, o cualquier persona que firma cheques o que de otro modo tiene autoridad para gastar el dinero de la organización. Es una responsabilidad personal, no solo de la organización.

La sección 6672 tiene una excepción limitada para miembros de juntas de organizaciones exentas que son voluntarios sin pago, que sirven solo con carácter honorario, que no participan en las operaciones diarias ni financieras y que no sabían realmente del incumplimiento. No aplica si con ella nadie quedaría responsable. Un tesorero que firma cheques o supervisa la nómina no debe contar con ella.

Una organización pequeña con poco efectivo puede sentir la tentación de pagar primero el alquiler o a un proveedor y "ponerse al día" después con los impuestos de nómina. No lo haga. El dinero retenido del pago de los empleados nunca fue de la organización para gastarlo.

Su lista sobre impuestos de nómina

• Cada persona a quien pagamos está bien clasificada como empleado o contratista
• Conocemos nuestro calendario de depósitos y depositamos electrónicamente a tiempo
• Las fechas del Form 941 están en nuestro calendario (o tenemos aprobación del IRS para presentar el Form 944)
• Confirmamos nuestra condición 501(c)(3) antes de decidir no presentar el Form 940
• Elegimos entre el impuesto estatal de desempleo y el reembolso, como decisión de la junta
• Los W-2 y el W-3 están en el calendario para el 1 de febrero de 2027
• Una segunda persona revisa cada depósito y cada declaración trimestral
• Cuando el efectivo escasea, los impuestos de nómina se pagan antes que otras cuentas