Cómo prevenir y manejar el acoso, para personal y voluntarios

Esta guía es para fundadores, directores y presidentes de juntas directivas de organizaciones benéficas pequeñas, donde el personal, los voluntarios, los miembros de la junta y las personas a quienes sirven muchas veces trabajan codo a codo, y donde quizá nadie ha pensado qué pasa si alguien recibe malos tratos. Al terminar, sabrá qué significa el acoso según la ley federal, a qué empleadores cubren las leyes principales, por qué importa tener una política aunque sea pequeño, cómo recibir e investigar una queja de forma justa, y cómo su estado puede agregar sus propias reglas.

Esta es información general, no asesoría legal. Si recibe una queja grave, hable con un abogado laboral lo antes posible.

Qué significa el acoso

La U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC, la agencia federal que aplica las leyes contra la discriminación en el trabajo) describe el acoso como "conducta no deseada basada en la raza, el color, la religión, el sexo" (su página sobre acoso incluye la orientación sexual, la condición de persona transgénero y el embarazo), el origen nacional, la edad (40 años o más), la discapacidad o la información genética.

La EEOC dice que el acoso es ilegal cuando:

• soportarlo "se vuelve una condición para conservar el empleo", o
• es lo bastante grave o generalizado (pervasive) como para crear "un ambiente de trabajo que una persona razonable consideraría intimidante, hostil o abusivo".

La EEOC agrega que las ofensas menores y los incidentes aislados por lo general no llegan a ese nivel, salvo que sean muy graves. Pero no tiene que esperar a que algo sea ilegal para actuar. Una organización que detiene pronto el trato irrespetuoso rara vez llega a casos graves.

Quién puede acosar: un supervisor, un compañero de trabajo, un miembro de la junta directiva, un voluntario o alguien que no forma parte de su organización, como un cliente o un visitante. La EEOC dice que la víctima no tiene que ser la persona acosada: puede ser cualquiera afectado por esa conducta.

Qué leyes le aplican

Las principales leyes federales aplican según el tamaño. La EEOC dice:

• El Title VII de la Civil Rights Act (ley de derechos civiles) y la Americans with Disabilities Act (ley sobre estadounidenses con discapacidades) cubren a empleadores con 15 empleados o más.
• La Age Discrimination in Employment Act (ley contra la discriminación por edad en el empleo) cubre a empleadores con 20 empleados o más.

Muchas leyes estatales y locales cubren a empleadores mucho más pequeños, a veces a todos. Dos ejemplos:

• Nueva York exige que todo empleador del estado dé a sus empleados capacitación para prevenir el acoso sexual cada año, junto con su política contra el acoso (vea más abajo).
• El Civil Rights Department (departamento de derechos civiles) de California dice que todos los empleadores, "sin importar el número de empleados", están cubiertos por las disposiciones de la ley de California sobre el acoso, y que los empleadores con 5 o más empleados deben capacitar a su personal cada dos años: 1 hora para los empleados que no son supervisores y 2 horas para los supervisores.

Las leyes laborales federales están escritas para proteger a los empleados. Si también protegen a un voluntario depende de los hechos. En cualquier caso, su política debe proteger a todos: personal, voluntarios, miembros de la junta directiva y las personas a quienes sirve.

Por qué una organización pequeña necesita una política

• Protege a las personas. Los voluntarios y los clientes, incluidos jóvenes y adultos vulnerables, necesitan saber a quién avisar.
• Protege a la organización. La EEOC explica que, cuando el acoso de un supervisor crea un ambiente hostil, un empleador solo puede defenderse si demuestra que intentó razonablemente prevenir y corregir esa conducta, y que el empleado no usó sin razón las opciones que se le dieron. En el acoso de compañeros o de personas externas, el empleador puede ser responsable si sabía o debía saber y no actuó con rapidez.
• Es señal de una organización sana. La EEOC lo dice de forma sencilla: "La prevención es la mejor herramienta para eliminar el acoso en el lugar de trabajo".

Qué incluye una buena política

La EEOC anima a los empleadores a dejar claro que no se tolerará el acoso, a crear un proceso de quejas eficaz, a capacitar a supervisores y empleados, y a actuar de inmediato y de forma apropiada cuando alguien se queja. En la práctica, una política breve debe:

• decir con claridad que no se tolera el acoso, venga de quien venga o vaya dirigido a cualquier persona relacionada con su trabajo;
• dar ejemplos con palabras sencillas;
• nombrar a más de una persona a quien avisar, para que nadie tenga que quejarse ante la misma persona de quien se queja, por ejemplo el director y el presidente de la junta directiva;
• prometer una revisión rápida y justa de cada queja, tan confidencial como sea posible;
• prohibir las represalias contra quien presente una queja o ayude en una investigación. La EEOC señala que la ley prohíbe las represalias por presentar una denuncia, participar en una investigación u oponerse a prácticas que una persona cree razonablemente que son discriminatorias;
• aplicarse a voluntarios y miembros de la junta directiva, no solo al personal.

Entréguela a todos cuando empiecen, y repásenla cada año. Si tiene personal, inclúyala en sus políticas de personal; para los voluntarios, inclúyala en su manual para voluntarios. Las inquietudes sobre irregularidades financieras van en su política de denuncia de irregularidades.

Cuando alguien plantea una inquietud

1. Escuche y agradezca. No discuta, no le reste importancia y no prometa un resultado en particular.
2. Anote lo que le cuenta, con sus palabras, con fechas, lugares y testigos.
3. Proteja a la persona mientras investiga. Si hace falta, cambie horarios o supervisión, sin castigar a quien se quejó.
4. Investigue pronto y de forma justa. Alguien que no esté involucrado, de preferencia con consejo legal en los casos graves, habla con las personas involucradas y los testigos y revisa los mensajes o registros.
5. Decida y actúe. Si hubo acoso, tome medidas proporcionales: una advertencia, capacitación, sacar a la persona de un puesto, terminar su empleo o su labor como voluntaria. Dígale a quien se quejó que actuó, sin compartir detalles privados.
6. Guarde registros de la queja, la investigación y el resultado, de forma segura y separados de los archivos de todos los días.
7. Vuelva a hablar con quien se quejó unas semanas después para asegurarse de que la conducta terminó y de que no ha habido represalias.

Capacitación

La EEOC recomienda capacitación para supervisores y empleados. Para una organización pequeña, funciona bien una sesión breve cada año: cómo se ve el acoso, cómo denunciarlo, qué deben hacer los supervisores cuando se enteran y que las represalias están prohibidas.

Algunos estados la exigen. Las normas mínimas de Nueva York dicen que todo empleador del estado debe dar a sus empleados capacitación para prevenir el acoso sexual cada año, y que la capacitación debe ser interactiva e incluir, entre otras cosas, ejemplos de conducta ilegal, las leyes federales y estatales y los recursos legales, los derechos de los empleados y dónde quejarse, y las responsabilidades de los supervisores. Los empleadores también deben dar a los empleados un aviso con la política y la información de la capacitación, en inglés y en el idioma principal del empleado si es uno de los idiomas que indica el estado, entre ellos el español. El estado ofrece una política y una capacitación modelo.

Consulte a la agencia de trabajo o de derechos humanos de su propio estado sobre las reglas de capacitación o de avisos.

Su lista de verificación para prevenir el acoso

• Tenemos una política por escrito que cubre al personal, a los voluntarios, a los miembros de la junta directiva y a las personas a quienes servimos
• La política nombra al menos a dos personas a quienes avisar, una de ellas de la junta directiva
• La política prohíbe las represalias
• Todos reciben la política cuando empiezan, y de nuevo cada año
• Sabemos qué hacer en los primeros días después de una queja, y quién investiga
• Sabemos cuándo llamar a la policía o a los servicios de protección en lugar de investigar
• Guardamos los registros de las quejas de forma segura y por separado
• Revisamos las reglas de nuestro estado sobre capacitación y avisos
• Sabemos con cuántos empleados nos empiezan a aplicar las leyes federales