El impuesto sobre las ventas cuando su organización vende cosas

Esta guía es para el tesorero o el voluntario que atiende la mesa de camisetas, la venta de pasteles, la tienda en línea o la subasta de su organización. Mucha gente cree que una organización benéfica exenta nunca cobra impuesto sobre las ventas (sales tax). En la mayoría de los estados eso no es cierto: la exención por lo general cubre lo que su organización compra, no lo que vende. Al terminar, sabrá cuándo sus ventas pueden pagar impuesto, los alivios que dan algunos estados a las actividades de recaudación ocasionales, la diferencia entre un certificado de reventa y un certificado de exención, y cómo encaja el impuesto federal sobre la renta.

Cada estado fija su impuesto sobre las ventas, y a veces las ciudades y los condados agregan el suyo. Esta guía usa como ejemplos la información oficial de tres estados: Texas, Nueva York y Washington. Las reglas de su estado pueden ser muy distintas, así que consulte con el departamento de impuestos de su estado antes de vender. Nuestra guía de exenciones de impuestos estatales explica cómo solicitar la exención en las compras.

Estar exento no significa no cobrar nunca el impuesto

Los tres estados lo dicen con claridad:

• Texas: el Comptroller (contralor estatal) dice que "las organizaciones exentas y otras organizaciones sin fines de lucro deben obtener cada una un permiso de impuesto sobre las ventas" y cobrar el impuesto sobre los artículos gravables que venden, salvo que aplique una excepción.
• Washington: el Department of Revenue (departamento de impuestos) dice que "las organizaciones sin fines de lucro deben cobrar y pagar el impuesto sobre las ventas al por menor en sus ventas de bienes y servicios al por menor", con algunas exenciones para la recaudación de fondos.
• Nueva York: la guía del Tax Department (departamento de impuestos) para organizaciones exentas dice que "ciertas ventas que hacen estas organizaciones están sujetas al impuesto", y que toda organización exenta que hace ventas gravables "debe registrarse como vendedor y cobrar y pagar el impuesto sobre las ventas".

Así que, antes de su primera venta, averigüe si su estado grava lo que piensa vender y si necesita un permiso de impuesto sobre las ventas.

Cuándo suelen pagar impuesto las ventas

Los detalles cambian, pero la información de los tres estados apunta en la misma dirección: cuanto más se parezcan sus ventas a una tienda regular, más probable es que paguen impuesto.

• Una tienda abierta con regularidad. Nueva York grava las ventas de cualquier tienda que maneje una organización exenta, es decir, un lugar donde se venden productos "con cierto grado de regularidad, frecuencia y continuidad", incluidas tiendas de regalos, librerías y tiendas de segunda mano. La exención de Washington para la recaudación de fondos no se aplica a las ventas "en un lugar habitual de negocios durante el horario habitual", como una tienda de segunda mano con horario fijo.
• Ventas en línea regulares. Nueva York grava las ventas de una organización exenta por internet, por teléfono o por correo cuando son regulares. Washington considera las ventas continuas desde un sitio web como ventas en un lugar habitual de negocios.
• Un puesto entre otros vendedores. Nueva York considera el puesto de una organización benéfica en una feria de artesanías o una feria del condado, donde otros vendedores cobran el impuesto, como una "tienda temporal", así que sus ventas de artículos gravables pagan impuesto.
• Venta regular de comida. Nueva York grava la comida que vende un restaurante, una cafetería o un puesto de comida que funciona con regularidad, como un puesto abierto todos los días durante una temporada. Las cenas mensuales cuentan como regulares; dos cenas al año, no.

Alivios para eventos de recaudación ocasionales

Muchos estados son más flexibles con un evento de recaudación que ocurre una o dos veces al año. Algunos ejemplos de la información oficial:

• Texas: dos días libres de impuesto. Las organizaciones exentas que califican "pueden realizar dos ventas o subastas de un día libres de impuesto cada año calendario", después de que se les apruebe la exención del impuesto sobre las ventas. Los dos días pueden ser seguidos, hasta por 48 horas. La exención no cubre artículos que se vendan por más de $5,000, salvo que la organización haya fabricado el artículo o que este se haya donado y no se le venda de vuelta a quien lo donó.
• Texas: ventas de pasteles y banquetes. Los productos horneados que vende una organización sin fines de lucro "no pagan impuesto cuando se venden sin cubiertos". Una organización sin fines de lucro de voluntarios también puede hacer un banquete anual o una venta de comida libre de impuesto si solo sus miembros preparan, sirven y venden la comida. El alcohol y los artículos que no son comida siguen pagando impuesto.
• Nueva York: hasta dos subastas al año. Si una organización exenta no hace más de dos subastas en un año calendario, no las hace en una casa de subastas comercial y no vende artículos similares en una tienda, esas ventas de subasta no pagan impuesto. Si planea una tercera, las ventas de todas pasan a pagar impuesto.
• Nueva York: ventas una vez al año. En el ejemplo de la guía, la venta anual de artículos donados de una iglesia no se considera una tienda, así que las ventas no pagan impuesto.
• Washington: actividades de recaudación de fondos. Las ventas de organizaciones sin fines de lucro que califican durante actividades de recaudación pueden estar exentas del impuesto sobre las ventas al por menor y del impuesto estatal a los negocios, si el evento no se hace en un lugar habitual de negocios y el dinero se usa para los fines de la organización.

Ventas por catálogo

Vender velas, papel de regalo o masa para galletas por catálogo plantea su propia pregunta: ¿quién es el vendedor? La guía de Nueva York explica que, si su organización compra los productos y los revende de puerta en puerta, es posible que la venta no pague impuesto. Si solo toma pedidos y la empresa entrega al cliente, sus voluntarios actúan en nombre de la empresa, y se debe cobrar el impuesto sobre el precio completo y entregárselo a la empresa. Otros estados lo plantean de otra forma. Texas dice que, cuando una organización promociona los artículos, cobra el dinero y le entrega a la empresa de recaudación la parte acordada y el impuesto sobre las ventas, la empresa es el vendedor y declara el impuesto. Pregúntele a la empresa de recaudación cómo maneja el impuesto sobre las ventas en su estado antes de firmar.

Certificados de reventa y certificados de exención

Es fácil confundir estos dos documentos.

En Texas, una organización que tiene un día de ventas libre de impuesto puede darle a su proveedor un certificado de reventa, si tiene permiso de impuesto sobre las ventas, o un certificado de exención. La guía de Washington dice que una organización sin fines de lucro que solo hace eventos de recaudación puede solicitar un permiso de revendedor gratuito, y que una con un lugar habitual de negocios debe tener un permiso de revendedor para comprar mercancía sin pagar el impuesto.

Nunca use ninguno de los dos certificados para compras personales. La guía de Nueva York dice que un certificado de compra exenta no puede ser usado por un directivo o miembro "para hacer compras personales".

El impuesto federal sobre la renta: otra pregunta

El impuesto sobre las ventas es un impuesto estatal sobre la venta. El impuesto federal sobre ingresos de negocios no relacionados (unrelated business income tax, UBIT) es otra pregunta, sobre las ganancias de su organización. La Publication 598 del IRS (guía del IRS sobre ingresos de negocios no relacionados) explica que los ingresos de un negocio regular que no está relacionado de forma sustancial con su misión pueden pagar impuesto, aunque sea una organización benéfica.

La Publication 598 también enumera excepciones que muchas veces cubren las ventas de las organizaciones pequeñas, incluido un negocio donde casi todo el trabajo lo hacen voluntarios sin pago y la venta de productos donados. Nuestra guía de ingresos propios explica las tres pruebas, estas excepciones y cuándo presentar el Form 990-T (declaración de ingresos de negocios no relacionados). Una venta puede estar libre del impuesto sobre la renta y aun así pagar impuesto sobre las ventas, o al revés, así que revise los dos.

Su lista de verificación para vender

• Revisamos si nuestro estado grava los artículos que pensamos vender
• Sabemos si necesitamos un permiso de impuesto sobre las ventas, y lo tenemos si hace falta
• Sabemos si nuestro evento califica para un alivio de venta ocasional o de recaudación, y sus condiciones
• Llevamos la cuenta de cuántos días de ventas libres de impuesto o subastas hemos hecho este año
• Usamos un certificado de reventa para lo que venderemos, y un certificado de exención solo para lo que usamos
• Nadie usa nuestros certificados para compras personales
• Revisamos si las ventas son ingresos de negocios no relacionados para el impuesto federal
• Guardamos registros de cada venta y del impuesto cobrado