Inventario de tecnología

La mayoría de las organizaciones benéficas pequeñas no saben todo lo que usan: la computadora que un voluntario compró con dinero de la organización, el dominio del sitio web renovado con la tarjeta personal de alguien, la cuenta gratuita que guarda el teléfono de cada voluntario. Este inventario lo reúne todo en un solo lugar, con quién se encarga de cada cosa, para que nada se pierda cuando la gente cambia de cargo y nada se renueve por sorpresa.

La guía Cyber Essentials de CISA, la agencia federal de ciberseguridad, para organizaciones pequeñas, incluye un inventario entre las acciones de tres de sus seis elementos: "Sepa qué hay en su red. Mantenga inventarios de los equipos y programas", "Mantenga inventarios de las conexiones a la red (cuentas de usuario, proveedores, socios, etc.)" y "Mantenga inventarios de la información crítica o confidencial". La guía de la FTC para proteger la información personal empieza igual: "Haga inventario. Sepa qué información personal tiene en sus archivos y en sus computadoras".

Cómo usarlo

• Empiece con lo que sabe, y luego pregunte a cada voluntario, empleado y miembro de la junta activo qué usa para el trabajo de la organización.
• Nunca escriba contraseñas aquí. Las contraseñas van en un administrador de contraseñas. Esta lista dice dónde están las cosas y quién puede entrar. Nuestra guía básica de ciberseguridad explica los administradores de contraseñas y el inicio de sesión en dos pasos.
• Nombre a dos personas para cada cuenta crítica, sobre todo el nombre de dominio, el correo, el banco, el sitio web y las redes sociales.
• Anote también las fechas de renovación en su calendario, para que las suscripciones y el dominio no venzan.
• Guárdelo donde quien preside la junta pueda encontrarlo, con su plan de continuidad, y limite la edición a pocas personas.
• Revíselo cada año, y cada vez que alguien se vaya (use la lista para entregar cuentas y accesos).
• Revise las normas de su estado sobre la información personal. Cuánto tiempo puede o debe guardar la información personal, y cómo debe protegerla, puede variar según el estado. Llene la columna "Cuánto tiempo la guardamos" según su política de conservación de documentos y los requisitos de su estado.
• Busque ahorros. Al ver los costos juntos, puede encontrar herramientas duplicadas o planes que califican para precios de organizaciones sin fines de lucro; vea tecnología gratuita y con descuento.