Catálogo de cuentas inicial

Un catálogo de cuentas (chart of accounts) es la lista de categorías que usa su contabilidad para clasificar cada dólar que entra y sale. Si lo arma bien una vez, sus informes mensuales, su presupuesto y su declaración anual al IRS usan las mismas categorías. Si lo arma mal, alguien pasa una semana cada primavera reclasificando un año de movimientos.

Este catálogo inicial liga cada cuenta a una línea del Form 990 (declaración anual al IRS): la Parte VIII (ingresos), la Parte IX (gastos por función) y la Parte X (balance). Aunque hoy presente el 990-EZ o el 990-N, más cortos, construir sobre estas líneas lo deja listo si crece. Nuestra guía sobre su presupuesto anual usa la misma división del Form 990 en programas, administración y recaudación de fondos.

Cómo adaptarla

• Manténgalo corto. Borre las cuentas que no usará. Una organización sin empleados todavía no necesita cuentas de nómina. Menos cuentas, menos errores.
• Agregue detalle con subcuentas, no con cuentas nuevas de primer nivel. Por ejemplo, bajo 4100 Donaciones individuales puede agregar 4110 En línea y 4120 Por correo.
• Use clases o etiquetas para la función. Las instrucciones del Form 990 dicen que las organizaciones de las secciones 501(c)(3) y 501(c)(4) deben completar todas las columnas de la Parte IX: servicios de programas, administración y generales, y recaudación de fondos. En vez de triplicar cada cuenta de gastos, etiquete cada movimiento con su función (y, si quiere, con su programa).
• Lleve aparte las restricciones. Las donaciones con restricciones del donante deben seguirse para poder informar los activos netos con y sin restricciones del donante (Parte X, líneas 27 y 28). Use una clase, etiqueta o fondo para cada donación restringida. Vea fondos restringidos.
• Los eventos de recaudación y las ventas se dividen. La Parte VIII del Form 990 separa la parte de donación de un boleto de evento (línea 1c) del resto (línea 8a), y muestra los costos de eventos, juegos de azar e inventario como "gastos directos" restados de esos ingresos (líneas 8b, 9b, 10b), no en la Parte IX. Deles sus propias cuentas.
• Las donaciones en especie tienen sus propias cuentas para poder mostrarlas aparte. Los servicios donados y el uso gratuito de bienes no se informan como ingresos en el Form 990, aunque su contabilidad los registre. Vea donaciones que no son en efectivo.
• Revise su estado. Cada estado fija sus propias reglas sobre qué informes financieros deben presentar las organizaciones benéficas y cuándo se exige una auditoría o revisión, y varían. Su catálogo debe producir lo que su estado pida.
• Pida la aprobación de su contador antes de empezar, y no renumere cuentas a mitad de año.