Plantilla · Recaudación de fondos y subvenciones

Calendario de seguimiento de subvenciones

Una sola hoja para cada subvención que investiga, solicita o administra: cartera, calendario mensual de plazos e informes, y renovaciones a vigilar.

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Tres formatos editables: Word (.docx), texto enriquecido (.rtf) y texto simple (.txt). Revisado el 21 de octubre de 2026.

Traducción pendiente de revisión por un hablante nativo. Read the English original.

Cómo usar esta plantilla

Descárguela como archivo de Word (.docx), que se abre en Microsoft Word, Google Docs, Pages y LibreOffice, o como texto enriquecido (.rtf) o texto simple (.txt). Los tres se pueden editar.
Complete cada espacio en blanco. Están entre corchetes, como [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], y aparecen resaltados en la vista previa. Borre las notas entre corchetes que no necesite.
Adáptela. Compárela con sus estatutos y las reglas de su estado, y cambie lo que no encaje. Haga que la junta la apruebe cuando así se indique.
¿Va a imprimirla? Imprima esta página: la copia impresa omite los menús del sitio y muestra la plantilla con líneas para los espacios en blanco.

Las subvenciones traen muchas fechas: plazos de solicitud, cartas de consulta, decisiones, fechas de inicio y fin, informes parciales, informes finales y renovaciones. Perder una puede costarle una subvención, o la confianza de un financiador. Esta plantilla pone todas las subvenciones en un solo lugar, en dos partes: una cartera de financiadores en cada etapa y un calendario de lo que vence cada mes.

Úsela con nuestra guía para investigar fundaciones, que explica cómo encontrar financiadores adecuados, y nuestra guía de informes de subvenciones, que explica qué poner en sus informes.

Cómo usarla

Tenga una sola copia compartida. Una hoja de cálculo o un documento compartido que puedan ver quien escribe las solicitudes, quien lleva la tesorería y quien preside la junta. No el correo de una sola persona.
Llénela cuando algo cambie: un nuevo posible financiador, una solicitud enviada, una decisión, un acuerdo firmado.
Ponga dos recordatorios para cada plazo: uno unos 30 días antes y otro una semana antes. Los informes y las solicitudes toman más tiempo de lo que cree.
Copie las fechas de la fuente. Tome los plazos de las pautas del propio financiador o de su acuerdo de subvención firmado, y anote dónde los encontró.
Revísela cada mes en una reunión del personal o de un comité, y dé a la junta un resumen breve cada trimestre.

Las subvenciones federales tienen plazos fijos de informe

Si recibe una subvención federal, la adjudicación fija el calendario de informes. Según las reglas federales de 2 CFR 200.329, los informes de desempeño se exigen al menos una vez al año y no más de una vez por trimestre, salvo condiciones especiales. La misma regla dice:

los informes anuales de desempeño vencen a más tardar 90 días naturales después del periodo que cubren
los informes trimestrales o semestrales vencen a más tardar 30 días naturales después del periodo que cubren
el informe final de desempeño vence a más tardar 120 días naturales después de que termina el periodo de ejecución, o 90 días naturales para un subreceptor que informa a una entidad intermediaria

Su adjudicación puede fijar sus propias fechas dentro de estos límites, y la agencia o la entidad intermediaria "puede prorrogar la fecha de entrega de cualquier informe de desempeño con justificación", así que revise siempre su adjudicación y pida más tiempo con anticipación si lo necesita. Quienes solicitan fondos federales también necesitan un registro activo en SAM.gov. SAM.gov dice que debe renovarlo cada 365 días para mantenerlo activo, así que ponga también la fecha de renovación en este calendario. Nuestra guía sobre cómo prepararse para subvenciones federales explica el registro.

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