Política de caja chica y tarjetas

Política de caja chica y tarjetas: [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN]

Aprobada por la junta el: [FECHA]

Próxima revisión: [FECHA]

1. Caja chica

1. Tamaño del fondo. La caja chica es de $[MONTO]. Solo el tesorero puede cambiarlo, con aprobación de la junta.
2. Responsable. [NOMBRE O CARGO] guarda el fondo en una caja con llave en [LUGAR]. El responsable suplente es [NOMBRE O CARGO].
3. Para qué sirve. Compras pequeñas y habituales para la organización, como [EJEMPLOS]. Ningún pago puede superar $[MONTO].
4. Nunca se usa para: compras personales, préstamos o anticipos a nadie, cambiar cheques personales, pagar a personas por trabajo, ni tarjetas de regalo.
5. Comprobantes. Cada pago necesita un comprobante con la fecha, el monto, a quién se pagó, el motivo y la firma de quien recibe el dinero, con el recibo adjunto.
6. Saldo. En todo momento, el efectivo más los comprobantes debe ser igual al monto del fondo.
7. Reposición. El responsable pide una reposición cuando queda poco efectivo. Una persona distinta del responsable revisa los comprobantes y aprueba la reposición, que se paga con cheque o transferencia y se registra en la contabilidad por categoría de gasto.
8. Conteos sorpresa. [NOMBRE O CARGO], que no es el responsable, cuenta el fondo al menos [NÚMERO] veces al año sin aviso, y firma la hoja de conteo.

2. Tarjetas de la organización

1. Quién puede tener una tarjeta. Las tarjetas solo se dan a estos cargos, con estos límites:

1. Compras permitidas. Partidas aprobadas del presupuesto de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], como [EJEMPLOS].
2. No se permite: ninguna compra personal, aunque se devuelva; retiros de efectivo [SALVO APROBACIÓN DEL CARGO]; tarjetas de regalo sin aprobación escrita de [CARGO]; dividir una compra para quedar por debajo de un límite; ni nada que prohíban las reglas del propio proveedor.
3. Cuentas en línea. Las tarjetas guardadas en proveedores en línea se anotan en el registro de tarjetas, y se eliminan cuando cambia el titular.
4. Recibos. El titular guarda un recibo detallado de cada cargo y anota el motivo y el programa o partida del presupuesto. Los recibos se entregan dentro de los [NÚMERO] días siguientes a la fecha del estado de cuenta.
5. Recibos perdidos. Si se pierde un recibo, el titular escribe y firma una nota con la fecha, el proveedor, el monto y el motivo. Más de [NÚMERO] recibos perdidos en un año significa que se retira la tarjeta.
6. Revisión mensual. Cada mes, [CARGO], que no es titular de tarjeta, compara el estado de cuenta con los recibos, lo firma e informa al tesorero cualquier cosa inusual. El estado de cuenta de la tarjeta del propio tesorero lo revisa [CARGO, POR EJEMPLO EL PRESIDENTE DE LA JUNTA].
7. Recompensas. Los puntos, reembolsos y otras recompensas pertenecen a [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN].
8. Tarjetas perdidas o robadas se informan al banco y a [CARGO] el mismo día.
9. Cuando cambia un cargo, la tarjeta se cancela ese mismo día y los datos de la tarjeta guardados por el titular se eliminan de las cuentas de proveedores.

3. Mal uso

1. El titular debe informar un cargo personal o no aprobado en cuanto lo note, y devolverlo dentro de [NÚMERO] días. Devolverlo no convierte el uso personal en permitido.
2. El mal uso deliberado significa que se retira la tarjeta y el asunto pasa a la junta. La junta decide si toma otras medidas, siguiendo nuestra guía sobre qué hacer cuando falta dinero.

4. Registros

Las hojas de conteo, los comprobantes, los estados de cuenta de tarjetas y los recibos se guardan durante [NÚMERO] años, según nuestra política de conservación de documentos.

Constancia del titular y del responsable

He leído esta política y acepto cumplirla.

Verificaciones

• La junta aprobó esta política y el acta lo registra
• Cada titular de tarjeta y responsable firmó la constancia
• Los estados de cuenta mensuales de las tarjetas los revisa alguien que no es el titular
• La caja chica se cuenta por sorpresa al menos con la frecuencia que indica la política