Plantilla · Personal y voluntarios

Registro de horas de voluntariado

Un registro sencillo de horas de voluntariado, con resumen anual, y notas sobre para qué sirven las horas en la contabilidad, las subvenciones y los impuestos.

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Tres formatos editables: Word (.docx), texto enriquecido (.rtf) y texto simple (.txt). Revisado el 21 de octubre de 2026.

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Cómo usar esta plantilla

Descárguela como archivo de Word (.docx), que se abre en Microsoft Word, Google Docs, Pages y LibreOffice, o como texto enriquecido (.rtf) o texto simple (.txt). Los tres se pueden editar.
Complete cada espacio en blanco. Están entre corchetes, como [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], y aparecen resaltados en la vista previa. Borre las notas entre corchetes que no necesite.
Adáptela. Compárela con sus estatutos y las reglas de su estado, y cambie lo que no encaje. Haga que la junta la apruebe cuando así se indique.
¿Va a imprimirla? Imprima esta página: la copia impresa omite los menús del sitio y muestra la plantilla con líneas para los espacios en blanco.

Use este registro para anotar el tiempo que los voluntarios dan a su organización. Toma un minuto por turno, y al final del año responde preguntas que igual le harán: cuántos voluntarios tuvo, cuántas horas dieron y qué hicieron. Para saber cómo encontrar, recibir y conservar voluntarios, vea gestión de voluntarios. Para convertir el registro en un informe corto, vea cómo mostrar a la junta la ayuda especializada en horas, no en dólares.

Por qué importan las horas

Su Form 990 (declaración anual al IRS). La Parte I, línea 6, pregunta cuántos voluntarios sirvieron durante el año, incluidos los miembros voluntarios de la junta. Las instrucciones del IRS dicen que puede dar un cálculo razonable si no lleva la cuenta, y que puede, aunque no está obligado, explicar en el Schedule O (anexo O) cómo obtuvo el número y cuántas horas sirvieron los voluntarios. Un registro hace esto rápido y preciso.
Subvenciones e informes. Los financiadores a menudo preguntan cuántas personas ayudaron y cuántas horas dieron. Las horas muestran cuánto de su trabajo depende de los voluntarios.
Agradecer. Un registro le dice quién ha dado más tiempo, para que nadie quede olvidado.
Planificar. Si se va un voluntario que da diez horas a la semana, sabrá lo que pierde.

Lo que las horas no son

El tiempo de los voluntarios es valioso, pero por lo general no es dinero en los papeles. Tres reglas que conviene conocer:

Sus estados financieros. Según los principios de contabilidad generalmente aceptados de EE. UU. (GAAP), la regla para los servicios donados es FASB ASC 958-605-25-16. Dice que los servicios donados se reconocen solo si (a) "crean o mejoran activos no financieros", como construir o mejorar algo que es de la organización, o (b) "requieren habilidades especializadas, los prestan personas que tienen esas habilidades" y "normalmente habría que comprarlos si no se donaran". El sitio Nonprofit Accounting Basics de la fundación educativa de la Greater Washington Society of CPAs agrega que los servicios donados que no cumplen los criterios no deben registrarse. Por eso, la mayor parte del voluntariado general, como servir comidas o meter cartas en sobres, no aparece como ingreso. Ese sitio también señala que los servicios donados igual deben describirse en las notas a los estados financieros, aunque no se reconozcan. Pregunte a su contador cómo se aplica esto a su caso.
Su Form 990. Las instrucciones del IRS dicen que no se incluya el valor de los servicios donados en las contribuciones de la Parte VIII, línea 1, ni en las cifras de los programas de la Parte III, aunque los GAAP pidan registrarlos. Puede mencionar los servicios donados, y su monto, en la descripción escrita del programa al que ayudaron, en la Parte III.
Los impuestos de los voluntarios. La Publication 526 del IRS (publicación sobre donaciones caritativas) dice que los voluntarios no pueden deducir el valor de su tiempo o sus servicios. Algunos gastos de bolsillo del voluntariado sí pueden ser deducibles; vea nuestra guía sobre gastos de los voluntarios.

Subvenciones federales que exigen una contrapartida

Si tiene una subvención federal que exige costos compartidos (una "contrapartida" o match), la regla federal, 2 CFR 200.306, permite contar los servicios de voluntarios cuando el servicio es necesario para el programa. Las tarifas deben estar de acuerdo con lo que usted paga por un trabajo parecido, o con el mercado laboral local si no tiene personal con esas habilidades. Lea su acuerdo de subvención y pregunte a su oficial de programa antes de contar horas de voluntariado. Para una contrapartida, lleve el registro con cuidado: fecha, horas, quién y qué hizo.

Cómo usarlo

Lleve un solo registro para toda la organización, en una hoja de cálculo o en una carpeta en la recepción.
Pida a los voluntarios, o a quien dirige el turno, que lo llenen al final de cada turno. La memoria se borra rápido.
Use siempre los mismos nombres de actividades, para poder sumarlas.
Anote el trabajo voluntario de los miembros de la junta aparte de las reuniones de la junta si quiere mostrar ambos.
Guarde el registro el tiempo que diga su política de conservación de documentos, y más si una contrapartida de una subvención depende de él.
No anote en el registro nada privado sobre el voluntario, como información de salud.

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