Cómo escribir resultados en una propuesta de subvención

Esta guía es para quien escribe las propuestas de subvención de su organización y se atora siempre en la sección que pregunta: "¿Qué resultados logrará y cómo los medirá?". Supone que ya leyó nuestros fundamentos para escribir solicitudes de subvención, que explican cómo se arma una propuesta, y nuestra guía para medir el impacto, que explica productos, resultados y modelos lógicos. Aquí convertimos esas ideas en palabras que un financiador pueda creer y que usted pueda cumplir. Al terminar, podrá escribir una meta, objetivos, indicadores y metas numéricas, un plan de evaluación breve y una tabla de resultados para informar después.

Por qué importa esta sección

Candid Learning, que enseña a escribir propuestas, incluye "actividades, productos y resultados previstos" y "evaluación" entre las partes de la descripción del proyecto. Para quien revisa, la sección de resultados responde una pregunta sencilla: si financiamos esto, ¿qué será diferente, para quién y cómo lo sabremos?

También se convierte en su promesa. Lo que escriba aquí es contra lo que informará después. Las reglas federales lo dicen claramente: 2 CFR 200.329 indica que los informes de desempeño de quien recibe una subvención federal deben comparar los logros con los objetivos de la subvención y explicar por qué no se cumplieron las metas. Muchos financiadores privados esperan lo mismo, aunque no lo digan. Escriba resultados que de verdad pueda lograr y medir.

Del programa a las promesas: cuatro niveles

Use cuatro niveles, de lo amplio a lo preciso:

Mantenga separados los niveles. Muchas propuestas débiles los mezclan, por ejemplo dando una meta ("a los niños les encantará leer") donde el financiador pedía un objetivo.

Cómo escribir un objetivo sólido

Un buen objetivo de resultados responde cinco preguntas:

• ¿Quién cambiará? Nombre al grupo y cuántos son: "40 niños inscritos en el programa después de clases", no "jóvenes".
• ¿Qué cambiará? Un cambio por objetivo: una habilidad, una conducta, una situación. Use un solo verbo claro.
• ¿Cuánto? Una cifra o proporción que pueda contar.
• ¿Para cuándo? Una fecha o el final del periodo de la subvención.
• ¿Cómo lo sabrá? Nombre la fuente: una prueba, una encuesta, registros de asistencia, datos de un socio.

Débil: "Mejorar los resultados de alfabetización de los jóvenes locales."

Más sólido: "Para el 30 de junio, al menos 30 de los 40 niños inscritos en nuestro programa después de clases subirán uno o más niveles de lectura, según la evaluación de lectura de su escuela."

Los objetivos de productos también tienen su lugar

Los financiadores suelen querer ambos. Los objetivos de productos prometen actividad: "Realizar 60 sesiones de tutoría entre octubre y mayo." Los objetivos de resultados prometen cambio. Incluya los productos que llevan a cada resultado, para que quien revisa vea cómo llegará. Si ya dibujó su modelo lógico, los productos y resultados deben coincidir con él. Los CDC (Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades) describen los resultados como "quién o qué cambiará gracias a los esfuerzos del programa", en una secuencia de corto a mediano y largo plazo.

Sea honesto sobre lo que puede afirmar

• Subvenciones cortas, resultados de corto plazo. En un año, por lo general puede mostrar cambios de corto plazo en conocimientos, habilidades o conductas. No prometa cambios de largo plazo, como tasas de graduación, con una subvención de un año.
• Contribución, no mérito exclusivo. Muchas cosas influyen en la vida de las personas. Diga que su programa "contribuye a" un cambio de largo plazo, salvo que realmente pueda mostrar la causa.
• Fije metas numéricas realistas. Use los resultados del año pasado como línea de base si los tiene. Si es un programa nuevo, dígalo y fije una meta modesta para el primer año.

Líneas de base: de dónde parte

Una meta numérica solo significa algo junto a un punto de partida. Una línea de base es la medición antes de que empiece el programa, o al momento de la inscripción.

• Si ya tiene el programa, use las cifras del año pasado.
• Si es nuevo, planee medir al inicio: una encuesta o evaluación breve cuando las personas se inscriben.
• Si no puede medir una línea de base, dígalo con honestidad y explique con qué comparará.

A las agencias federales se les indica identificar en la subvención "indicadores, metas, datos de línea de base" para quienes la reciben (2 CFR 200.301). Usar las mismas palabras en su propuesta muestra que entiende lo que buscan los revisores.

El plan de evaluación, en media página

La mayoría de las propuestas de organizaciones pequeñas necesitan un plan breve y práctico, no un estudio de investigación. Incluya:

1. Qué medirá: liste cada indicador.
2. Cómo: la herramienta (encuesta, prueba, registro de asistencia, entrevista) y quién recoge los datos.
3. Cuándo: al inscribirse, a la mitad, al final.
4. Quién analiza: un miembro del personal, un voluntario o un socio, y cuánto tiempo toma.
5. Cómo lo usará: para ajustar el programa durante el año, no solo para informar.
6. Costo: si la evaluación cuesta dinero o tiempo, inclúyalo en el presupuesto.

Si el financiador tiene sus propias mediciones obligatorias, úselas tal cual, aunque también siga las suyas.

Una tabla de resultados que puede reutilizar

Ponga sus objetivos en una sola tabla, cerca del final de la sección del programa. A los revisores les gusta, y usará la misma tabla para su informe.

Nuestro esquema de propuesta de subvención muestra dónde va en una propuesta completa.

Cómo informar sobre sus resultados

Cuando venza el informe, vuelva a la tabla y agregue dos columnas: resultado real y explicación.

• Informe lo que pasó, incluidas las metas que no alcanzó. Explique por qué y qué cambió. Las reglas federales piden exactamente esto, y la mayoría de los financiadores valoran más la honestidad que las cifras perfectas.
• Agregue una historia. Un ejemplo verdadero, compartido con permiso, da vida a las cifras.
• Guarde las pruebas. Conserve encuestas, hojas de asistencia y registros de evaluación, de acuerdo con su política de conservación de documentos y las condiciones de la subvención.

Nuestra guía de informes de subvenciones cubre los plazos y la parte del dinero.

Su lista de verificación de resultados

• Nuestra meta es amplia, y cada objetivo es específico: quién, qué, cuánto, para cuándo
• Cada objetivo tiene un indicador que de verdad podemos contar u observar
• Tenemos una línea de base para cada indicador, o un plan para medirla al inicio
• Las metas numéricas son realistas para el periodo de la subvención y nuestros resultados anteriores
• Los productos y resultados coinciden con nuestro modelo lógico
• El plan de evaluación dice qué, cómo, cuándo y quién, y su costo está en el presupuesto
• Usamos las mediciones obligatorias del financiador cuando las tiene
• Guardamos la tabla de resultados y las pruebas para informar después