Verificación de antecedentes de voluntarios y personal: los pasos legales

Nuestra guía de selección y protección de voluntarios explica cómo ajustar la selección al cargo, las reglas diarias de seguridad que importan tanto como cualquier verificación y cómo responder a preocupaciones. Esta guía va un paso más allá en el lado legal de la verificación misma: qué dice la ley federal cuando usa una empresa de verificación de antecedentes, cómo funcionan las verificaciones estatales con huellas dactilares y las leyes de "oportunidad justa" (fair chance) que limitan cuándo un empleador puede preguntar por antecedentes penales.

Dos tipos de verificación

Las organizaciones pequeñas suelen obtener información de antecedentes de una de dos formas:

• Por medio de una empresa de verificación de antecedentes (a veces llamada agencia de informes del consumidor) que busca en registros judiciales, registros de delincuentes sexuales y otras fuentes, y le envía un informe.
• Por medio de una agencia estatal, a menudo con huellas dactilares, que revisa los registros del estado y, en algunos programas, los registros nacionales del FBI.

A cada una se le aplican reglas distintas, así que sepa cuál está usando.

Cómo usar una empresa de verificación: los pasos de la FCRA

La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) y la Comisión Federal de Comercio (FTC) publican una guía conjunta, Background Checks: What Employers Need to Know. Cuando un empleador usa una empresa para obtener un informe de antecedentes, dice que debe cumplir la Ley federal de Informes de Crédito Justos (FCRA). La guía está escrita para empleadores. Nuestra guía de protección explica por qué muchas organizaciones siguen los mismos pasos con los voluntarios, como el camino seguro más sencillo.

Antes de obtener el informe

• Avise a la persona por escrito de que puede usar la información para tomar decisiones sobre ella. La guía dice que este aviso debe ser "por escrito y en un documento aparte", no parte de un formulario de solicitud. La propia FCRA (15 U.S.C. 1681b(b)(2)) exige una divulgación por escrito, clara y visible, "en un documento que consista únicamente en la divulgación".
• Obtenga su permiso por escrito antes de que se haga la verificación. La FCRA permite que el permiso esté en el mismo documento que la divulgación.

Antes de rechazar a alguien por el informe

La guía dice que primero debe darle a la persona:

• un aviso que incluya una copia del informe en que se basó, y
• una copia de "Un resumen de sus derechos bajo la Ley de Informes de Crédito Justos" (A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act).

La guía dice que debe recibir ese resumen de la empresa que le vendió el informe; según la FCRA (15 U.S.C. 1681b(b)(3)), su contenido lo fija la Oficina para la Protección Financiera del Consumidor (CFPB). Así tiene la oportunidad de señalar un error, como un antecedente que pertenece a otra persona con el mismo nombre, antes de que usted decida.

Después de decidir

Si la rechaza, la guía dice que debe informarle:

• que fue rechazada por información del informe,
• el nombre, la dirección y el teléfono de la empresa que vendió el informe,
• que la empresa no tomó la decisión y no puede dar razones específicas, y
• que tiene derecho a disputar la exactitud o lo completo del informe, y a obtener un informe adicional gratis de la empresa dentro de 60 días.

Guárdelo seguro y luego destrúyalo

La guía dice que la ley exige deshacerse de los informes, y de cualquier información obtenida de ellos, de forma segura. Guarde los informes aparte de los archivos generales, limite quién puede verlos y tritúrelos o bórrelos de forma segura cuando ya no los necesite, según su política de conservación de documentos.

Trate a todos por igual

La guía de la EEOC y la FTC dice: "En todos los casos, asegúrese de tratar a todos por igual". Advierte contra una política o práctica que excluye a personas con ciertos antecedentes penales si "perjudica de forma significativa a personas de una raza, un origen nacional u otra característica protegida, y no predice con exactitud quién será un empleado responsable, confiable o seguro". Verifique a todas las personas del mismo cargo de la misma forma, y decida de antemano qué antecedentes importan de verdad para ese cargo.

Verificaciones con huellas por medio del estado

La Ley Nacional de Protección Infantil (National Child Protection Act, 34 U.S.C. 40102) permite que los estados establezcan procedimientos para que las organizaciones pidan, por medio de una agencia estatal autorizada, una verificación nacional de antecedentes para saber si una persona ha sido condenada por un delito relacionado con su aptitud para responsabilizarse de la seguridad y el bienestar de niños, personas mayores o personas con discapacidad. Donde un estado no ha establecido sus propios procedimientos, la ley indica al Fiscal General de EE. UU. que maneje un programa que dé a las organizaciones calificadas acceso a estas verificaciones.

La ley fija reglas para estas verificaciones. Entre ellas:

• la persona debe primero dar sus huellas dactilares y firmar una declaración que, entre otras cosas, le informa que la organización puede pedir una verificación y le explica sus derechos,
• la declaración también le informa que la organización puede mantenerla alejada de las personas a las que sirve hasta que termine la verificación,
• la persona tiene derecho a una copia del informe y a un proceso para apelar su exactitud o lo completo, y
• la agencia estatal decide si la persona ha sido condenada, o está bajo acusación formal pendiente, por un delito relevante, y se lo comunica a la organización.

La ley también dice que las cuotas de estas verificaciones deben fijarse de forma que no desanimen a los voluntarios de participar en programas para niños, personas mayores o personas con discapacidad. Si su organización puede usar este camino, y cómo, depende de su estado. Pregunte a la policía estatal o a la agencia estatal que maneja los antecedentes penales si tiene un programa para organizaciones sin fines de lucro o de voluntarios.

Leyes de oportunidad justa

Algunos estados y ciudades tienen leyes, conocidas en inglés como ban the box, que limitan cuándo un empleador puede preguntar a quienes solicitan empleo por sus antecedentes penales. La guía de la EEOC y la FTC señala que "algunos estados y municipios regulan el uso de esa información con fines de empleo". Las reglas son muy distintas. Dos ejemplos:

• California. El Departamento de Derechos Civiles de California dice que la Ley de Oportunidad Justa (Fair Chance Act) prohíbe a los empleadores con cinco o más empleados preguntar a un candidato por sus condenas antes de hacerle una oferta de trabajo. Su hoja informativa dice que las reglas están en la sección 12952 del Código de Gobierno, que se puede hacer una verificación de antecedentes después de una oferta de trabajo condicional, y que el empleador que quiera retirar una oferta por una condena debe avisar por escrito y dar al menos cinco días hábiles desde que se recibe el aviso para responder antes de decidir.
• Ciudad de Nueva York. La Comisión de Derechos Humanos de la ciudad dice que las partes de su ley de derechos humanos que cubre su guía sobre la Ley de Oportunidad Justa se aplican a empleadores con cuatro o más empleados. En general, los empleadores no pueden preguntar por los antecedentes penales de un solicitante ni tenerlos en cuenta hasta después de una oferta condicional. Para retirar una oferta por un antecedente, el empleador debe darle al solicitante una copia escrita de la consulta y de su análisis del antecedente según los factores de la ley, que incluyen el tiempo transcurrido y las pruebas de rehabilitación, y darle al menos cinco días hábiles para responder. La Comisión dice que las protecciones de los empleados también se aplican a pasantes, trabajadores independientes y contratistas.

Ninguna de las páginas que revisamos dice si estas reglas cubren a voluntarios no pagados. Si contrata personal en un estado o una ciudad con una ley de oportunidad justa, incluya sus pasos en su proceso de contratación, y pregunte a un abogado si se aplica a sus cargos de voluntariado, y cómo.

Cómo decidir sobre un antecedente

Cuando una verificación encuentra algo:

• Confirme que es la persona correcta y un antecedente exacto. Los errores pasan.
• Pregúntese si tiene relación con el cargo. Una condena de hace décadas puede decir poco sobre alguien que maneja una camioneta; una condena reciente por hacerle daño a un niño dice mucho sobre un cargo con niños.
• Dele a la persona la oportunidad de explicar, y siga los pasos de la FCRA y de cualquier ley de oportunidad justa antes de decidir.
• Anote sus razones y mantenga la decisión en reserva.
• Nunca deje que una verificación limpia reemplace la supervisión. Como explica nuestra guía de protección, la mayoría de quienes hacen daño a otros no tienen antecedentes penales.

Lista de control de verificación de antecedentes

• Sabemos qué cargos necesitan verificación, y usamos la misma verificación para todos en un cargo
• Sabemos si usamos una empresa de verificación, un programa estatal con huellas, o ambos
• Usamos un aviso aparte y el consentimiento por escrito antes de cualquier verificación con una empresa
• Enviamos una copia del informe y el Resumen de Derechos de la FCRA antes de rechazar a alguien
• Enviamos el aviso posterior a la decisión con los datos de la empresa y el derecho a disputar
• Sabemos si una ley estatal o municipal de oportunidad justa se aplica a nuestras contrataciones, y seguimos sus plazos
• Los informes se guardan de forma segura, solo los ve quien los necesita y se destruyen de forma segura