La cuenta bancaria de una organización nueva: cómo abrirla y manejarla

Esta guía es para el fundador o el tesorero de una organización sin fines de lucro nueva que está por abrir su primera cuenta bancaria, o que ha estado manejando el dinero del grupo en una cuenta personal y sabe que ya es hora de dejar de hacerlo. Una cuenta separada es el primer control financiero real que tiene una organización benéfica. Al terminar, sabrá qué suele pedir un banco, cómo nombrar firmantes y aprobaciones para que ninguna persona controle sola el dinero, por qué el dinero de la organización y el personal nunca deben mezclarse, cómo cubre el seguro de la FDIC los depósitos de una organización sin fines de lucro, y lo básico para recibir donaciones con tarjeta.

Antes de ir al banco

Cada banco pone sus propias reglas, así que llame antes y pregunte qué necesitan. La Small Business Administration (SBA, agencia federal para pequeñas empresas) dice que para una cuenta de negocio por lo general se necesita su número de identificación del empleador (EIN) y sus documentos de constitución, y que algunos bancos pueden pedir más. Para una organización sin fines de lucro, prepárese para llevar:

• Su EIN. El IRS dice que "puede usar su EIN de inmediato para la mayoría de las necesidades del negocio", incluido abrir una cuenta bancaria. Lleve el aviso del IRS que confirmó su EIN. Si lo perdió, puede pedirle al IRS por teléfono la Letter 147C (carta que confirma un EIN ya asignado), o los usuarios que califiquen pueden descargar un aviso de confirmación digital (CP575) desde su Business Tax Account (cuenta tributaria de negocio) del IRS.
• Sus artículos de incorporación, sellados como presentados ante su estado. Nuestra guía sobre los artículos de incorporación explica qué son.
• Una resolución de la junta directiva que apruebe abrir la cuenta, nombre el banco e indique quién puede firmar cheques y aprobar pagos. Muchos bancos tienen su propio formulario para esto.
• Sus estatutos, si el banco pide ver quién puede actuar en nombre de la organización.
• Una identificación de cada firmante, como la licencia de conducir.
• Su carta de determinación del IRS, cuando la tenga. Algunos bancos la piden para no cobrar comisiones o para abrir una cuenta para organizaciones sin fines de lucro; por lo general puede abrir una cuenta antes de que llegue.

Las reglas federales exigen que el banco identifique a una persona con responsabilidad importante en la gestión de una corporación sin fines de lucro, como su presidente o tesorero, y que verifique su nombre, fecha de nacimiento, dirección y número de identificación. Es posible que su banco les pida lo mismo a todos los firmantes.

Firmantes, aprobaciones y acceso por internet

Decida quién hace qué antes de abrir la cuenta, y escríbalo en la resolución de la junta directiva.

• Al menos dos firmantes, por lo general el tesorero y el presidente de la junta directiva. Nunca una sola persona.
• Dos aprobaciones para los pagos más grandes. Muchas organizaciones benéficas pequeñas exigen dos firmas, o dos aprobaciones por internet, por encima de cierta cantidad. Anote la cantidad.
• Funciones separadas. La persona que paga las cuentas no debe ser la única que revisa el estado de cuenta del banco.
• Acceso de solo lectura para un revisor. Dé a un miembro de la junta directiva que no lleve la contabilidad acceso por internet solo para ver la cuenta, y pídale que la revise cada mes.
• Actualice los firmantes cuando alguien se va. Cuando un directivo deja su cargo, la junta directiva aprueba una nueva resolución y usted la lleva al banco de inmediato.

No dependa del banco para hacer cumplir la regla de dos firmas; pregunte si la verifica. De cualquier forma, la regla es su propio control. Nuestra guía de controles financieros explica en pasos sencillos las reglas de dos firmas, la conciliación bancaria mensual y el informe para la junta directiva.

Mantenga separado el dinero de la organización

Cada dólar que recibe la organización entra en la cuenta de la organización, y cada dólar que gasta sale de ella. La SBA señala que una cuenta separada lo protege al "mantener los fondos del negocio separados de sus fondos personales", y para una organización benéfica eso importa todavía más:

• Los donantes le confían sus donaciones. Con cuentas mezcladas es difícil demostrar que las donaciones se usaron para su misión.
• Sus registros deben aguantar una revisión. Su declaración anual al IRS y cualquier auditoría o informe de subvención dependen de una cuenta limpia.
• Protege a los voluntarios. Si el dinero personal y el de la organización nunca se mezclan, nadie puede acusar al tesorero de tomar lo que no era suyo.

Por eso:

• No deposite donaciones en una cuenta personal, ni siquiera "por ahora".
• No pague cuentas de la organización con una tarjeta personal para arreglarlo después. Si alguien tiene que hacerlo, devuélvale el dinero pronto contra un recibo, usando una política de reembolso de gastos por escrito.
• Si un donante da para un fin específico, llévele la cuenta. Nuestra guía de fondos restringidos explica cómo.

¿Está asegurado su dinero?

La FDIC (Federal Deposit Insurance Corporation, la agencia federal que asegura los depósitos) asegura los depósitos en bancos asegurados. Los depósitos de una corporación sin fines de lucro entran en la categoría de la FDIC para cuentas de corporaciones, sociedades y asociaciones no incorporadas, que según la FDIC incluye "organizaciones con y sin fines de lucro". Las reglas, según la FDIC:

• El límite es de $250,000 por organización en cada banco asegurado. Todos los depósitos de la organización en el mismo banco, como una cuenta de cheques y una cuenta de ahorros de reserva, se suman.
• Es aparte de la cobertura personal. Los depósitos de la organización están "asegurados por separado de los depósitos personales de los dueños de la organización". Las cuentas propias de los miembros de su junta directiva no reducen la cobertura de la organización.
• Los miembros no reciben cada uno $250,000. El ejemplo de la FDIC es una asociación de propietarios: sus depósitos en un banco están asegurados "hasta $250,000 en total", no $250,000 por cada miembro.
• La organización debe ser real. Debe dedicarse a una "actividad independiente", es decir, existir para algún fin que no sea aumentar la cobertura del seguro de depósitos.
• Las inversiones no están cubiertas. La FDIC no asegura acciones, bonos, fondos mutuos, criptoactivos ni anualidades, aunque los haya comprado en un banco asegurado.

Puede verificar si un banco está asegurado con la herramienta BankFind de la FDIC o llamando al 1-877-ASK-FDIC. Las cooperativas de crédito (credit unions) las asegura otra agencia, la National Credit Union Administration (NCUA), cuyo fondo de seguro asegura las cuentas en cooperativas de crédito con seguro federal. Pregúntele a su cooperativa cómo se aplica su cobertura a las cuentas de una organización.

Si alguna vez su organización tiene más de $250,000 en un mismo banco, pregúntele a su banco y a la FDIC cómo seguir cubierta, por ejemplo usando más de un banco asegurado.

Cómo recibir donaciones con tarjeta

La mayoría de los donantes esperan poder dar con tarjeta. Hay dos caminos comunes:

• Un procesador de pagos o una plataforma de donaciones en línea, que recibe las donaciones con tarjeta y las deposita en su cuenta bancaria. La SBA señala que aun así necesita una cuenta bancaria de negocio para recibir el dinero.
• Una cuenta de servicios comerciales (merchant services) de su banco, que le permite aceptar tarjetas en persona o por internet.

Las comisiones varían. La SBA sugiere comparar proveedores por sus tasas, comisiones por transacción, comisiones por lote y mínimos mensuales. Pregunte por precios para organizaciones sin fines de lucro, lea cada cuánto llega el dinero a su cuenta y asegúrese de que los depósitos vayan directo a la cuenta de la organización, nunca a la de una persona. Nuestra guía de recaudación en línea cubre las páginas de donación y el financiamiento colectivo.

Su lista de verificación bancaria

• La cuenta está a nombre legal de la organización, con su propio EIN
• La junta directiva aprobó una resolución que nombra el banco y los firmantes
• Al menos dos personas pueden firmar, y los pagos más grandes necesitan dos aprobaciones
• Un miembro de la junta directiva que no lleva la contabilidad tiene acceso solo para ver
• Todas las donaciones van a la cuenta de la organización, nunca a una personal
• Alguien concilia la cuenta con nuestros registros cada mes
• Sabemos que nuestros depósitos están asegurados hasta $250,000 por banco asegurado, y lo revisamos si nos acercamos
• Las donaciones con tarjeta se depositan directo en la cuenta de la organización
• Actualizamos los firmantes en el banco cada vez que cambia un directivo