Sorteos gratuitos y "sin compra necesaria" para organizaciones benéficas

Nuestra guía de rifas y juegos de azar explica las rifas, el bingo y las noches de casino: juegos en los que la gente paga por la oportunidad de ganar. Esta guía trata del otro tipo de sorteo: el sorteo gratuito (sweepstakes), en el que cualquiera puede participar sin pagar. Las organizaciones los usan para hacer crecer su lista de correo, darle emoción a una campaña o hacer una promoción con un patrocinador. Pueden ser una buena herramienta, pero solo si "participar es gratis" es verdad.

¿Rifa o sorteo gratuito? Las tres partes

La Publicación 3079 del IRS describe una lotería como un tipo de apuesta en la que:

1. se ofrece un premio,
2. los participantes pagan por la oportunidad de ganar el premio, y
3. el premio se entrega por azar.

Una rifa tiene las tres partes, y por eso debe encajar en la ley estatal de rifas benéficas. Un sorteo gratuito quita la segunda: nadie tiene que pagar para participar. La ley federal de correo lo define igual, como "un juego de azar para el que no se exige ninguna contraprestación para participar" (39 U.S.C. 3001(k)).

Lo difícil es la palabra "pagar". Puede significar más que comprar un boleto. La ley de Florida sobre sorteos benéficos, por ejemplo, menciona una cuota de inscripción, una donación, un pago, un comprobante de compra o una contribución como cosas que un sorteo gratuito no puede exigir. Así que un sorteo abierto solo a quienes donan bien puede ser tratado como una rifa, no como un sorteo gratuito.

Cómo hacer real lo de "sin compra necesaria"

Si quiere pedir donaciones junto con un sorteo gratuito, la forma gratuita de participar tiene que ser real. La ley de Florida sobre sorteos benéficos por azar muestra lo que busca un estado. Permite que ciertas organizaciones exentas de impuestos, incluidas las 501(c)(3), hagan sorteos, y les prohíbe:

• exigir una cuota de inscripción, donación, contraprestación sustancial, pago, comprobante de compra o contribución para participar o para ser elegido ganador (aunque la organización puede sugerir una donación mínima),
• tratar distinto a quienes donaron y a quienes no, o rechazar participaciones de forma arbitraria,
• hacer que el sorteo dependa de vender un mínimo de boletos o de recaudar un monto mínimo,
• cancelar el sorteo, o no entregar todos los premios ofrecidos, o
• usar publicidad falsa, engañosa o que induzca a error.

Florida también exige que cada folleto, anuncio, boleto o formulario de participación indique claramente las reglas, el nombre completo de la organización y su sede principal, de dónde sale el dinero de los premios o los premios, la fecha, la hora y el lugar del sorteo (con una excepción para materiales ofrecidos no más de tres días antes) y que no se necesita compra ni contribución.

Las reglas de otros estados son distintas, pero la lista de Florida es una buena prueba para cualquier sorteo "gratuito". Si alguien que no da nada no tiene la misma oportunidad, en la práctica y en el papel, puede que esté haciendo una rifa.

Sorteos gratuitos por correo

Si envía por correo materiales para participar en un sorteo, la ley federal (39 U.S.C. 3001(k)) los considera no aptos para el correo salvo que, entre otras cosas:

• indiquen, en el envío, en las reglas y en el formulario de pedido o de participación, que no se necesita compra para participar y que una compra no mejora las probabilidades de ganar,
• indiquen todos los términos y condiciones, incluidas las reglas y cómo participar,
• identifiquen al patrocinador o remitente, con su sede principal o una dirección de contacto, e
• incluyan reglas que den las probabilidades estimadas de ganar cada premio, y la cantidad, el valor estimado de venta y la naturaleza de cada premio, y el calendario de cualquier pago que se haga a lo largo del tiempo.

La ley también prohíbe envíos que digan que alguien ganó cuando no ganó, o que sugieran que quienes no compran pueden quedar fuera de futuros envíos. La ley habla de compras; si su envío pide donaciones, trate "no se necesita donación" de la misma forma y dígalo con la misma claridad.

Sorteos con un patrocinador comercial

Algunos estados regulan las promociones con premios que se hacen junto con la venta de productos o servicios, lo que puede importar si un patrocinador comercial hace una promoción de "oportunidad de ganar" que beneficia a su organización:

• Nueva York. La Ley General de Negocios, § 369-e, cubre juegos de azar y promociones parecidas relacionadas con la promoción, la publicidad o la venta de productos o servicios de consumo. Cuando el valor total anunciado de los premios supera los $5,000, el operador debe presentar una declaración ante el Secretario de Estado al menos 30 días antes de que empiece la promoción, y mantener una cuenta fiduciaria o dar una fianza por el valor total de los premios.
• Florida. La sección 849.094 cubre las "promociones de juego" relacionadas con la venta de productos o servicios de consumo. Cuando los premios anunciados valen en total más de $5,000, el operador debe presentar las reglas y una lista de premios ante el Departamento de Agricultura y Servicios al Consumidor al menos 7 días antes de que empiece la promoción, abrir una cuenta fiduciaria que cubra los premios y luego informar quiénes ganaron premios de más de $25. La sección dice que no se aplica a las actividades de las organizaciones sin fines de lucro, así que importa sobre todo cuando una empresa lleva la promoción.

Si un patrocinador propone una promoción, acuerden por escrito quién es el operador, quién presenta lo que exija el estado, quién guarda el dinero de los premios y cómo se usará el nombre de su organización. Nuestra guía de alianzas con empresas explica el resto del acuerdo. Si una empresa va a anunciar que comprar sus productos ayuda a su organización, pregunte a la autoridad estatal de organizaciones benéficas si hay que registrar o informar algo.

Sorteos gratuitos en línea

Un formulario en línea facilita que participe gente de todos los estados, lo que significa que pueden importar las reglas de todos los estados. Antes de lanzarlo:

• Decida quién puede participar. Puede limitar la participación a residentes de los estados que revisó, y decirlo en las reglas.
• Ofrezca una forma gratuita de participar tan fácil como la que incluye pago, y dele el mismo peso en las reglas.
• Recoja solo los datos que necesita, y diga en las reglas y en su política de privacidad cómo los usará. Si va a añadir a los participantes a su boletín, dígalo y ofrezca una forma de darse de baja.
• Revise los términos de la plataforma antes de hacer una promoción en redes sociales.

Premios e impuestos

Los premios tienen consecuencias tributarias para quienes ganan y obligaciones de informe para usted. La Publicación 3079 incluye los sorteos, las apuestas colectivas, las loterías y las rifas juntos en sus reglas de retención. Nuestra guía de rifas y juegos de azar explica el Formulario W-2G y el Anexo G; léala antes de ofrecer un premio valioso, y consulte a su contador.

Reglas oficiales: qué incluir

En cualquier estado, unas reglas oficiales por escrito le protegen a usted y a los participantes. Incluya:

• el nombre completo y la dirección del patrocinador,
• quién puede participar (edad, lugar) y quién no (por ejemplo, miembros de la junta, personal y sus familias),
• cómo participar gratis, y cualquier otra forma de participar,
• "No se necesita compra ni donación. Una donación no mejora sus probabilidades de ganar."
• fechas y horas de inicio y cierre, con la zona horaria,
• cada premio, cuántos hay y su valor estimado de venta,
• las probabilidades, o cómo se determinan,
• cómo, cuándo y dónde se elegirá al ganador, y cómo se le avisará,
• qué pasa si no se puede localizar al ganador o si rechaza el premio, y
• cómo usará la información de los participantes.

Lista de control del sorteo gratuito

• Cualquiera puede participar gratis, y una donación no mejora sus probabilidades
• Revisamos la ley de nuestro estado sobre sorteos benéficos, y la de cualquier estado donde invitemos a participar
• Nuestros materiales dicen "no se necesita compra ni donación" claramente, en todo lugar donde se ofrece participar
• Las reglas oficiales indican el patrocinador, quién puede participar, las fechas, los premios y su valor, las probabilidades y cómo se elige al ganador
• Los materiales enviados por correo cumplen las reglas federales de divulgación para sorteos
• Toda promoción de un patrocinador comercial tiene un acuerdo por escrito sobre quién presenta los trámites y quién guarda los premios
• Conocemos las obligaciones tributarias de nuestros premios