Cómo aprovechar más los donativos equivalentes y las subvenciones por voluntariado de las empresas

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que saben que existen los donativos equivalentes de los empleadores (matching gifts) y las subvenciones por voluntariado, pero rara vez ven ese dinero. Nuestra guía sobre fondos asesorados por donantes, IRA y donativos equivalentes explica qué son estos donativos y a quién agradecer. Aquí nos centramos en el acercamiento: cómo averiguar dónde trabajan sus donantes y voluntarios, cuándo pedir, cómo dar seguimiento y cómo facilitar que las empresas digan que sí. Al terminar, tendrá una rutina sencilla para todo el año.

Por qué el dinero se queda sin reclamar

La mayor parte del trabajo le toca al empleado: tiene que saber que su empleador ofrece un programa, encontrarlo y enviar una solicitud, muchas veces dentro de un plazo que fija la empresa. Muchos nunca lo hacen, porque nadie se lo recordó. Su trabajo es recordar, en el momento justo, y hacer que el papeleo sea fácil.

Cada empresa fija sus propias reglas: qué organizaciones califican, cantidades mínimas y máximas, cuántas horas de voluntariado dan derecho a una subvención y el plazo para las solicitudes. Nunca prometa a un donante que su donativo "se duplicará". Diga que "puede" igualarse, y pídale que lo verifique.

Paso 1: Averigüe dónde trabajan las personas

No puede dar seguimiento a un donativo equivalente si no conoce al empleador.

• Agregue un campo opcional de "Empleador" a su formulario de donación, de inscripción de voluntarios y de registro a eventos.
• Agregue una casilla: "Mi empleador podría igualar mi donativo o mi tiempo de voluntariado."
• Pregunte en conversación. Los miembros de la junta y el personal muchas veces saben dónde trabajan los donantes de muchos años.
• Anótelo en su base de datos de donantes, con la fecha, para ver qué empresas aparecen con más frecuencia.

Recoja solo lo que va a usar, y explique por qué pregunta. Nuestra guía para cuidar a los donantes explica cómo mantener los registros en orden.

Paso 2: Pida en el momento justo

Paso 3: Dé seguimiento antes de los plazos

• Lleve una lista breve de donantes y voluntarios que mencionaron un programa de su empleador, con la fecha del donativo.
• Pregunte una vez, con amabilidad, unas semanas después si no ha llegado el donativo equivalente.
• No insista. Un recordatorio es un servicio; tres son presión.
• Agradézcales el intento, aunque la solicitud haya sido rechazada.

Paso 4: Confirme rápido y con exactitud

Cuando una empresa o quien administra su programa le pida confirmar un donativo o unas horas de voluntariado:

• Responda en pocos días. Las solicitudes pueden vencer.
• Revise sus registros. Confirme solo lo que realmente recibió, o las horas que realmente registró.
• Lleve registros de horas de voluntariado que muestren la persona, la fecha, la actividad y las horas. Basta una hoja de cálculo sencilla, llenada después de cada turno.
• No confirme lo que no puede verificar. Si los registros no coinciden, pregunte al donante antes de responder.

Algunos programas de empresas excluyen ciertos tipos de organizaciones o actividades. Si le dicen que no califica, pregunte qué regla aplica y anótela para la próxima vez.

Paso 5: Agradezca a la empresa y al empleado

El donativo equivalente viene legalmente de la empresa o de su fundación, así que agradézcalo y reconózcalo como la empresa lo pida, y agradezca al empleado por hacerlo posible. Mantenga separados los dos registros; el reconocimiento del empleado cubre solo lo que él donó. La guía sobre fondos asesorados por donantes, IRA y donativos equivalentes lo explica con más detalle.

Campañas de donaciones en el trabajo

Algunos empleadores organizan campañas de donaciones en el trabajo, en las que los empleados se comprometen a donar, por descuento de nómina, a organizaciones de una lista.

La más grande es la Combined Federal Campaign (CFC) (Campaña Federal Combinada), supervisada por la Oficina de Administración de Personal de EE. UU. (OPM), mediante la cual empleados y jubilados federales donan a organizaciones participantes.

Si la OPM vuelve a abrir las solicitudes, las reglas federales (5 CFR parte 950) fijan los requisitos de elegibilidad, de rendición de cuentas y de cuotas. Por ejemplo:

• Una organización que solicitó, pero no obtuvo, el estatus 501(c)(3) del IRS antes de la fecha límite de solicitud no puede participar ese año de campaña.
• Quienes solicitan certifican que presentan al IRS un Form 990 completo (declaración anual al IRS), o que no están obligados a hacerlo, y envían una copia del Form 990, o un Form 990 pro forma si no lo presentan. El Form 990-EZ no se acepta como sustituto.
• Una organización con ingresos anuales de menos de $100,000 no necesita auditoría, pero debe certificar que tiene controles para rendir cuentas de los fondos correctamente; con ingresos de al menos $100,000 pero menos de $250,000, necesita estados financieros revisados por un contador público certificado independiente o auditados por un contador público independiente; en los demás casos, la regla general es una auditoría anual por un contador público certificado independiente.
• Las organizaciones pagan una cuota de solicitud, que vence al presentar la solicitud o en la fecha límite de solicitud, lo que ocurra después, y las organizaciones aprobadas pagan una cuota de inclusión en la lista antes de una fecha que fija la OPM. La OPM fija los montos de las cuotas cada año y debe anunciarlos a más tardar el 31 de octubre del año anterior a la campaña.

Consulte las páginas de la CFC de la OPM para conocer la situación actual antes de dedicar tiempo a una solicitud. Algunos gobiernos estatales y locales y algunas empresas grandes organizan campañas parecidas en el trabajo con sus propias reglas.

Mídalo

Una vez al año, cuente:

• cuántos donantes indicaron un empleador
• cuántos donativos equivalentes y subvenciones por voluntariado llegaron, y su total
• qué empresas igualaron donativos con más frecuencia

Si una empresa aparece una y otra vez, puede valer la pena hablar de un patrocinio o una alianza. Vea cómo trabajar con empresas.

Lista de verificación para donativos equivalentes

• Nuestros formularios de donación, voluntariado y eventos piden un empleador de forma opcional
• Nuestro sitio web tiene una página con nuestro nombre legal, dirección y EIN para los programas de empleadores
• Las cartas y correos de agradecimiento mencionan los donativos equivalentes y las subvenciones por voluntariado
• Enviamos un recordatorio amable a los donantes que indicaron un empleador
• Confirmamos donativos y horas de voluntariado en pocos días, y solo lo que muestran nuestros registros
• Los registros de horas de voluntariado muestran la persona, la fecha, la actividad y las horas
• Los donativos de las empresas y los de los empleados se registran y reconocen por separado
• Revisamos si podemos participar en una campaña de donaciones en el trabajo, y si la CFC está aceptando solicitudes