Estipendios: cuándo un pago a un voluntario se convierte en sueldo

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que quieren devolverles algo a sus voluntarios más dedicados: un "estipendio" mensual para la persona que maneja la despensa de alimentos, un pago fijo para un entrenador juvenil, tarjetas de regalo para quienes ayudan con regularidad. Estos gestos nacen de buena intención, pero el dinero que se le paga a un voluntario puede cambiar lo que esa persona es ante la ley y ante el IRS. Al terminar, sabrá la diferencia entre reembolsar gastos y pagar un estipendio, cuándo un estipendio puede convertir a un voluntario en empleado, qué trámites fiscales pueden venir después, cómo un estipendio puede afectar la protección legal de un voluntario, y otras formas más seguras de dar las gracias.

Esta guía trata de los voluntarios que hacen el trabajo de la organización. Para pagos a miembros de la junta directiva, vea la sección sobre estipendios de nuestra guía sobre cómo pagar a las personas de forma justa.

Un reembolso no es un estipendio

Dos tipos de pago se parecen, pero se tratan de forma muy distinta:

• Un reembolso le devuelve a un voluntario lo que realmente gastó al hacer su labor, como el millaje o los materiales, con recibos o un registro. Si se hace bien, no es un sueldo. Nuestra guía de gastos de los voluntarios explica cómo organizarlo.
• Un estipendio es una cantidad fija que se paga aunque el voluntario no haya gastado tanto, como $100 al mes o $20 por turno. No está ligado a costos reales, así que empieza a parecerse a un pago por su tiempo.

Si un pago cubre gastos, regístrelo como reembolso. Si es un agradecimiento por el tiempo, trátelo como estipendio, y siga leyendo.

Cuándo un voluntario se convierte en empleado

La ley federal de salarios, la Fair Labor Standards Act (FLSA, ley de normas laborales justas), protege a los empleados con reglas como el salario mínimo. El Department of Labor (Departamento de Trabajo de los Estados Unidos) dice que las personas pueden ser voluntarias en organizaciones benéficas "sin esperar ni recibir compensación", y que por lo general los voluntarios no reemplazan al personal pagado ni hacen un trabajo que de otro modo harían los empleados.

Un estipendio puede borrar esa línea. Si un "voluntario" recibe pagos regulares ligados a las horas que trabaja, hace un trabajo para el que usted contrataría a alguien y espera el dinero, quizá en realidad sea un empleado. Entonces pueden aplicarse el salario mínimo, las horas extra, los impuestos de nómina y el seguro de accidentes de trabajo, y llamarlo voluntario no cambia nada.

Dos situaciones necesitan especial cuidado:

• Su propio personal. El Department of Labor dice que "los empleados pagados de una organización sin fines de lucro no pueden ser voluntarios para prestar el mismo tipo de servicios" por los que se les paga. Un empleado de medio tiempo no puede hacer horas extra "como voluntario" en su trabajo habitual.
• Actividades comerciales. El Department of Labor dice que, por lo general, las personas no pueden ser voluntarias en las actividades comerciales de una organización benéfica, como una tienda de regalos. Los voluntarios de una tienda de segunda mano o una cafetería quizá necesiten una revisión más cuidadosa.

Nuestra guía sobre empleados y contratistas explica cómo distinguir entre empleados, contratistas y voluntarios.

Impuestos y formularios

Por lo general, un estipendio es un ingreso para el voluntario. Un artículo del IRS para voluntarios dice que "los estipendios, los premios educativos, las bonificaciones y las asignaciones" que se reciben por ser voluntario "pueden considerarse ingresos gravables", y que por lo general los voluntarios recibirán un Form W-2 o un Form 1099 si el pago es gravable. Algunos programas federales tienen reglas especiales: por ejemplo, la Publication 525 del IRS (guía sobre ingresos gravables y no gravables) dice que las cantidades que reciben algunos voluntarios de la National Senior Service Corps por servicios de apoyo o gastos de su bolsillo no son ingresos.

Lo que esto significa para su organización:

• Si la persona en realidad es un empleado, páguele por nómina, retenga los impuestos y entréguele un Form W-2 (comprobante anual de salarios). Nuestra guía para contratar a su primer empleado explica la nómina paso a paso.
• Si trata el estipendio como un pago a alguien que no es empleado, el IRS dice que los pagos a una persona que no es empleada por sus servicios se reportan en el Form 1099-NEC cuando suman $600 en un año, o $2,000 para pagos hechos después del 31 de diciembre de 2025.

Lleve un registro de cada estipendio: a quién, cuánto, cuándo y por qué.

El límite de $500 de la Volunteer Protection Act

La ley federal Volunteer Protection Act (ley de protección de los voluntarios) da a los voluntarios cierta protección contra la responsabilidad personal por daños causados mientras hacen su labor, con límites. Nuestra guía básica de seguros explica lo que hace y lo que no hace.

La definición de la ley importa aquí. Define a un voluntario como alguien que no recibe compensación, "aparte del reembolso razonable o una asignación por gastos realmente incurridos", ni "ninguna otra cosa de valor en lugar de compensación, por más de $500 al año". Léalo con cuidado: la cifra de $500 se aplica a las cosas de valor que se dan "en lugar de compensación", como regalos o beneficios. La compensación en sí, aparte del reembolso razonable de gastos, no tiene un límite en dólares en la definición. Así que un estipendio que funciona como pago podría dejar a un voluntario fuera de la protección de la ley aunque sea de menos de $500 al año, y también los beneficios que valgan más de $500 en un año. Reembolsar gastos reales no cuenta para ninguno de los dos.

Formas más seguras de dar las gracias

La mayoría de los voluntarios quieren sentirse valorados, no pagados. Formas de agradecerles que no parecen un sueldo:

• Reembolse los gastos reales pronto, con un formulario sencillo.
• Dé las gracias en público: una mención en el boletín o en un evento, con permiso.
• Ofrezca capacitación y crecimiento: un curso, un lugar en una conferencia, una carta de recomendación.
• Celebren juntos: una cena para voluntarios o un pequeño regalo anual que no esté ligado a las horas.
• Escriba una nota personal. Nuestra guía de manejo de voluntarios tiene más ideas para que los voluntarios estén contentos.

Antes de empezar un programa de estipendios

1. Escriba el motivo. ¿Para qué es el pago: gastos, tiempo u otra cosa?
2. Revise si en realidad es un reembolso. Si lo es, use recibos o un registro.
3. Pregúntese si la persona podría ser en realidad un empleado. Las horas, la regularidad y el tipo de trabajo importan.
4. Decida cómo manejará los formularios fiscales, y guarde registros.
5. Revise la Volunteer Protection Act: si el estipendio cuenta como compensación, y el límite de $500 para beneficios. Revise también su seguro.
6. Obtenga la aprobación de la junta directiva, por escrito, y pida consejo si tiene dudas.

Su lista de verificación de estipendios

• Reembolsamos los gastos reales con recibos o un registro, aparte de cualquier estipendio
• Revisamos si alguien que recibe un estipendio en realidad hace un trabajo para el que contrataríamos a alguien
• Ningún empleado pagado hace "como voluntario" su propio trabajo pagado
• Sabemos qué formularios fiscales aplican a los estipendios que pagamos
• Revisamos si nuestros estipendios podrían contar como compensación según la Volunteer Protection Act, y llevamos la cuenta de los beneficios frente a su límite de $500
• La junta directiva aprobó por escrito nuestra política de estipendios
• Pedimos consejo antes de empezar un programa de estipendios