Cómo recibir a un nuevo empleado: el primer día, la primera semana y 90 días

Esta guía es para el director o miembro de la junta que recibirá a un nuevo empleado en una organización benéfica pequeña. El papeleo de una primera contratación (su EIN, los registros de nómina, los depósitos de impuestos y el reporte de nuevas contrataciones) se explica paso a paso en cómo contratar a su primer empleado. Esta guía trata de la persona: qué pedirle, qué darle y cómo ayudarle a adaptarse en los primeros 90 días.

Una buena bienvenida cuesta poco. Una persona nueva que sabe qué se espera de ella, a quién preguntar y cómo le está yendo empieza mucho mejor.

Antes del primer día

• Envíe una nota de bienvenida con la hora de inicio, a dónde ir, quién la recibirá, qué traer y cómo vestirse.
• Diga qué documentos traer para el Form I-9. El I-9 (formulario de verificación de elegibilidad de empleo) confirma que la persona puede trabajar legalmente en EE. UU. Las listas de documentos aceptables del formulario le dan opciones al empleado, por ejemplo un documento de la Lista A, o uno de la Lista B más uno de la Lista C. Indíquele las listas en lugar de pedirle documentos en particular.
• Prepare su lugar de trabajo: un escritorio o una computadora portátil, una cuenta de correo, llaves y acceso a la carpeta compartida y a los sistemas que usará. Dé acceso solo a lo que el puesto necesita.
• Planee la primera semana en una página: a quién conocerá, qué leerá y una tarea pequeña y real que pueda terminar.
• Avise al equipo y a la junta quién empieza y qué hará.

Primer día: los formularios

Reúna estos formularios el primer día. Los plazos están en cómo contratar a su primer empleado; esta es la lista corta.

Otro plazo empieza el primer día: el reporte de nuevas contrataciones. La Oficina federal de Servicios de Manutención Infantil dice que la ley federal obliga a los empleadores a reportar datos básicos de los empleados nuevos y recontratados, dentro de los 20 días de la contratación, al estado donde trabajan, y "some states require it sooner" (algunos estados lo exigen antes).

Revisar los documentos del I-9 a distancia

Si su nuevo empleado trabaja a distancia, USCIS (el servicio de ciudadanía e inmigración) permite una alternativa opcional a revisar los documentos en persona, pero solo para empleadores que "participate in E-Verify in good standing" (participan en E-Verify y están al día). Usted revisa copias de los documentos, por delante y por detrás, luego hace una videollamada en vivo en la que el empleado muestra esos mismos documentos, guarda copias claras y marca la casilla de la Sección 2 para indicar que usó la alternativa. Si la ofrece en un lugar de contratación, USCIS dice que debe ofrecerla de forma pareja a todos los empleados de ese lugar; puede ofrecerla solo a quienes trabajan a distancia, pero no puede usarla para tratar a las personas de forma distinta por su ciudadanía, su situación migratoria o su origen nacional. Si no, USCIS dice que los empleadores "must physically examine documents" (deben examinar los documentos en persona).

E-Verify es el sistema federal en línea que verifica la información del Form I-9. Su manual de usuario dice "E-Verify is a voluntary program" (E-Verify es un programa voluntario), pero es obligatorio para los empleadores cuyos contratos federales lo exigen, para los empleadores en estados cuyas leyes lo exigen y por orden judicial. Revise si su estado lo exige antes de decidir.

Avisos estatales al contratar

Algunos estados exigen que entregue avisos por escrito a los nuevos empleados cuando empiezan. Las reglas varían mucho, así que consulte al departamento de trabajo de su estado. Un ejemplo: Nueva York exige un aviso de tarifa de pago por escrito para los nuevos empleados, entregado "at time of commitment to hire" (en el momento del compromiso de contratar), con la tarifa o tarifas de pago (incluida la de horas extra), la forma de pago, el día de pago habitual, el nombre oficial del empleador y la dirección y el teléfono de su oficina principal, y cualquier descuento aplicado contra el salario mínimo. El aviso debe entregarse en inglés y, si el estado ofrece una traducción, en el idioma principal del empleado. El estado ofrece traducciones al español, chino, criollo haitiano, coreano, polaco y ruso.

Algunos estados también exigen políticas o capacitación para prevenir el acoso a los nuevos empleados. Nuestra guía sobre cómo prevenir el acoso explica las reglas de Nueva York como ejemplo.

Registros que guardar

Abra un expediente de personal para cada empleado. Guarde los Forms I-9 juntos en una carpeta: USCIS dice que debe poder presentarlos dentro de los tres días hábiles siguientes a una solicitud de inspección.

Para los empleados no exentos (los que deben recibir pago por horas extra), la hoja informativa #21 del Departamento de Trabajo (DOL) enumera lo que la ley federal de salarios exige registrar, entre otras cosas su nombre completo y número de Seguro Social, su dirección, las horas trabajadas cada día y cada semana laboral, su tarifa de pago, lo ganado en horas extra, los descuentos y el total pagado en cada período. La ley "requires no particular form for the records" (no exige ningún formato en particular para los registros). Guarde los registros de nómina al menos tres años, y los registros en los que se basan sus cálculos de pago, como las tarjetas de horas, dos años. Su servicio de nómina puede guardar parte de esto por usted; asegúrese de poder obtenerlo.

Guarde cada Form I-9 durante tres años desde la fecha de contratación o un año después de que termine el empleo, lo que ocurra más tarde.

La primera semana

• Recíbalo al llegar. Muéstrele el lugar: el espacio, los baños, la cocina, cómo entrar y salir, y qué hacer en una emergencia.
• Explique la misión y a las personas que sirven, con sus propias palabras. Preséntele al personal, a los voluntarios clave y al menos a un miembro de la junta.
• Revisen juntos la descripción del puesto y acuerden cómo se ve el éxito a los 30, 60 y 90 días.
• Cubra lo esencial: horario y descansos, cómo registrar el tiempo si es no exento, cómo pedir permisos, cómo funcionan los gastos y a quién avisar si se enferma.
• Revisen las políticas clave: políticas de personal, conflictos de interés, confidencialidad, privacidad de datos, protección si trabaja con niños o adultos vulnerables, y cómo plantear una preocupación.
• Programe reuniones regulares, por ejemplo 30 minutos una vez a la semana con su supervisor.
• Dele una tarea real que pueda terminar esta semana.

Los primeros 90 días

Si sus políticas de personal incluyen un período de prueba, revise cómo está redactado con un abogado laboral que conozca su estado, porque palabras como "permanente" pueden crear expectativas que usted no buscaba.

Lista de verificación para recibir personal nuevo

• Nota de bienvenida enviada con hora, lugar y qué traer
• Lugar de trabajo, correo y accesos listos, limitados a lo que el puesto necesita
• Form W-4 y cualquier formulario estatal de retención recibidos
• Sección 1 del Form I-9 hecha a más tardar el primer día, y la Sección 2 dentro de 3 días hábiles
• Avisos estatales entregados, como el aviso de pago
• Expediente de personal abierto, con los I-9 guardados aparte
• Políticas clave explicadas y constancia firmada
• Compañero de apoyo nombrado y reuniones semanales programadas
• Metas de 30, 60 y 90 días acordadas y revisadas