Informe mensual de presupuesto frente a lo real

Un informe de presupuesto frente a lo real pone su presupuesto aprobado al lado de lo que de verdad entró y salió, para que la junta detecte problemas cuando todavía hay tiempo de actuar. La diferencia entre ambos se llama variación. Esta plantilla acompaña en detalle al informe mensual del tesorero de una página: el informe del tesorero da el titular, y este informe muestra cada partida detrás de él.

Dos reguladores estatales de organizaciones benéficas lo describen como una buena práctica básica. La guía sobre controles internos de la Attorney General (fiscal general) de Nueva York dice que los procedimientos escritos de una organización deben incluir "periodic reports - at least quarterly, preferably monthly - comparing actual receipts and expenditures to the budget with timely explanations of variances" (informes periódicos, al menos trimestrales y de preferencia mensuales, que comparen los ingresos y gastos reales con el presupuesto y expliquen a tiempo las variaciones). La Guide for Charities (guía para organizaciones benéficas) de la Attorney General de California dice que los directores deben vigilar el presupuesto y que las diferencias considerables entre los ingresos esperados y los reales, y también los gastos, deben investigarse para obtener una explicación completa. Lo que la ley de su estado exige a las juntas varía, así que consulte con el regulador de organizaciones benéficas de su estado, pero este informe sigue la práctica que ambos describen.

Primero arme su presupuesto con nuestra guía sobre su presupuesto anual. Luego copie las mismas partidas en este informe.

Cómo adaptarla

• Use las mismas partidas que su presupuesto aprobado, en el mismo orden. Si la contabilidad usa otras categorías, haga la equivalencia una vez y guárdela.
• Presupueste por mes, no un doceavo del año. Si su gala es en mayo, el presupuesto de mayo lleva los ingresos de la gala. Un presupuesto repartido en partes iguales entre 12 meses mostrará variaciones falsas todo el año.
• Muestre el mes y lo que va del año. Un solo mes puede engañar; la columna de lo que va del año muestra si una diferencia se está cerrando o creciendo.
• Variación = real menos presupuesto. En ingresos, un número positivo es una buena noticia. En gastos, un número positivo significa que gastó más de lo planeado. Indique al principio del informe qué convención usa.
• Fije un límite para las notas. La junta puede decidir qué cuenta como una variación grande, por ejemplo cualquier partida que se aparte más de cierto porcentaje o monto. Explique cada partida que pase el límite, y nada más.
• Mantenga aparte el dinero restringido. Las donaciones restringidas por los donantes solo pueden gastarse como el donante indicó. Muéstrelas en su propia sección para que la junta no las cuente como disponibles. Vea fondos restringidos.
• Adjúntelo a los documentos de la reunión y anote en el acta que la junta lo recibió.

Cómo leer las variaciones

Una variación no es buena ni mala por sí sola. Hágase cuatro preguntas sobre cada una:

1. ¿Es de calendario o real? Una subvención que llega en julio en vez de junio es una variación de calendario y se compensará. Una subvención rechazada es real y no se compensará.
2. ¿Es única o continua? Una reparación puntual es distinta de un alquiler que sube por el resto del año.
3. ¿Cambia el pronóstico de fin de año? Si una variación es real y continua, actualice la columna "pronóstico del año", para que la junta vea dónde es probable que termine el año.
4. ¿Los ingresos van de acuerdo con los gastos? Si una subvención de un programa llegó por debajo del presupuesto, quizá el gasto del programa también deba bajar. Gastar de menos también puede ser un problema, por ejemplo si una subvención restringida debe gastarse antes de una fecha.