Campañas de capital para organizaciones pequeñas

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que piensan recaudar dinero para algo grande y único: comprar o renovar un edificio, una camioneta, una cocina, un parque infantil. Una campaña de capital es un esfuerzo de recaudación con una meta fija, una fecha límite fija y un resultado físico, que se hace al mismo tiempo que su recaudación de todos los días. Al terminar, sabrá si está listo, cómo funcionan las fases, cómo manejar promesas de donación y acuerdos de donación, qué poner en los recibos y qué hacer si el proyecto cambia.

Una campaña de capital depende de donativos grandes. Si nunca ha pedido un donativo grande, lea primero nuestra guía sobre donativos importantes.

¿Está listo?

Una campaña de capital es mucho trabajo para un equipo pequeño, y puede agotar el dinero que necesita para los programas. Antes de empezar, responda con honestidad:

• ¿De verdad se necesita el proyecto? ¿Puede explicar en dos frases por qué este edificio o vehículo importa a las personas a quienes atiende?
• ¿Conoce el costo total? Incluya honorarios, permisos, muebles, mudanza, un margen para sobrecostos y los gastos de operación más altos después: servicios, seguros, reparaciones.
• ¿Podrá seguir pagando los programas? Los donantes que dan para el edificio pueden dar menos a su campaña anual. Planee también su recaudación regular para los años de la campaña.
• ¿La junta está comprometida? Cada miembro de la junta debe donar a un nivel significativo para él o ella, y ayudar a pedir. Los financiadores y donantes importantes pueden preguntar si su junta ha donado.
• ¿Tiene algunos posibles donantes principales? La mayoría de las campañas dependen de un número pequeño de donativos grandes. Si no puede nombrar a personas que podrían darlos, empiece por construir esas relaciones.
• ¿Alguien tiene el tiempo? Alguien tiene que llevar la lista, las reuniones, el papeleo y los agradecimientos, tal vez durante un año o más.

Muchas organizaciones ponen a prueba estas preguntas con un estudio de factibilidad: conversaciones confidenciales con posibles donantes y líderes de la comunidad, a menudo a cargo de un consultor externo, para ver si la meta es realista. Una organización pequeña puede hacer una versión más ligera por su cuenta: hablar en privado con diez o veinte simpatizantes, compartir un plan preliminar y escuchar.

Las fases de una campaña

La mayoría de las campañas de capital siguen la misma forma:

1. Planeación. Defina el proyecto, el presupuesto, la meta y el calendario. Escriba su argumento para pedir apoyo para el proyecto. Acuerde una política de aceptación de donativos y de nombres.
2. Fase silenciosa. Pida en privado a la junta y a sus simpatizantes más cercanos, empezando por los donativos más grandes. Muchas campañas buscan tener prometida una buena parte de la meta antes de anunciar nada, para que la fase pública empiece con impulso.
3. Fase pública. Anuncie la campaña e invite a todos a participar, con cartas, eventos, un termómetro de avance en su sitio web y donativos más pequeños.
4. Cierre y agradecimiento. Cierre la campaña a tiempo, celebre, informe lo que se recaudó y cómo se gastó, y agradezca a cada donante.

Una tabla de donativos

Una tabla de donativos (o tabla de rangos de donativos) muestra cuántos donativos de cada tamaño necesita para llegar a la meta, y cuántos posibles donantes necesitará para cada uno. Mantiene el plan honesto. Hágala a partir de su propia lista de donantes, no de una fórmula: si el donativo más grande que ha recibido su organización está muy por debajo de la parte alta de su tabla, la meta puede ser demasiado alta.

Promesas de donación

Muchos donativos de capital llegan como una promesa de donación: un compromiso de dar una cantidad a lo largo de un periodo, a menudo unos años.

• Póngalo por escrito. Un formulario o carta de promesa sencillo con la cantidad, el calendario de pagos, para qué es y la firma del donante.
• Envíe recordatorios antes de cada pago, con un agradecimiento por el anterior.
• Registre las promesas por separado del efectivo en sus libros e informes, para que la junta vea lo que realmente ha llegado. Pregunte a su contador cómo registrar las promesas en sus estados financieros.
• Prevea que algunas no se cumplan del todo. La situación de las personas cambia. No gaste las promesas antes de cobrarlas.

Para el donante, la Publication 526 del IRS (guía sobre contribuciones caritativas) dice que "solo puede deducir sus contribuciones en el año en que realmente las hace en efectivo u otros bienes", y que un pagaré entregado a una organización benéfica "no es una contribución hasta que se hacen los pagos del pagaré". Así que los donantes deben esperar deducir los pagos de una promesa, si acaso, en los años en que realmente pagan. Deben consultar a su propio asesor fiscal.

Acuerdos de donación y nombres

Para donativos más grandes, escriba un acuerdo de donación breve firmado por el donante y su organización. Debe cubrir:

• la cantidad, el calendario de pagos y para qué es el donativo
• cualquier reconocimiento, como una sala con su nombre, y por cuánto tiempo
• qué pasa si el proyecto cambia, se retrasa o se cancela, o si recauda más de lo necesario
• qué pasa si una promesa no se paga completa

Los donativos para una campaña suelen estar restringidos al proyecto: debe gastarlos en él, o conseguir el acuerdo del donante para usarlos de otra forma. Nuestra guía sobre fondos restringidos explica por qué importa.

¿Y si el proyecto no se hace? La Publication 526 da un ejemplo parecido a una campaña de capital: un donante da efectivo a la junta escolar local para ayudar a construir el gimnasio de una escuela, y el dinero se le devolverá si no se reúne lo suficiente. El IRS dice que el donante "no puede deducir su contribución hasta que no haya ninguna posibilidad (o solo una posibilidad insignificante) de devolución". Si promete devoluciones, dígaselo a los donantes y hable con un contador. Muchas organizaciones dicen en cambio en el acuerdo que, si el proyecto no sigue adelante, la junta usará el donativo para un propósito parecido acordado con el donante.

Nombres. Acuerde por escrito qué cubre un nombre, por cuánto tiempo y qué pasa si el edificio se vende o se reconstruye, o si cambia la reputación de un donante. Nuestra plantilla de política de aceptación de donativos le ayuda a fijar las reglas antes de que llegue una oferta.

Recibos

Los donativos de capital siguen las mismas reglas del IRS (el Servicio de Impuestos Internos) que cualquier otro donativo:

• Para cualquier donativo individual o pago de una promesa de $250 o más, el donante necesita un reconocimiento por escrito de usted con el nombre de su organización, la cantidad (o una descripción de un donativo que no sea en efectivo) y si usted dio algo a cambio. Nuestra guía sobre reconocimientos a donantes explica cada parte.
• Si los donantes reciben bienes o servicios a cambio, como una cena en un evento de inicio de obra, por un pago de más de $75, debe decirles por escrito cuánto es deducible y darles un cálculo de buena fe de lo que recibieron. Una organización que no lo haga puede recibir una multa de $10 por contribución, hasta $5,000 por evento o envío de recaudación, salvo que demuestre que el error se debió a una causa razonable.
• Los donativos de acciones, propiedades o equipo tienen reglas adicionales. Vea nuestra guía sobre donativos que no son en efectivo.

Mantenga la recaudación de todos los días

Un error común es dejar que la campaña se trague todo lo demás. Siga enviando su campaña de fin de año, mantenga al día sus subvenciones y diga con claridad a los donantes cuándo pide para el edificio y cuándo para los programas. Algunas organizaciones piden a los donantes principales un donativo combinado: una parte para el edificio y otra para los gastos de operación mientras dura la campaña.

Lista de verificación de la campaña de capital

• La junta aprobó el proyecto, el costo total y cómo pagará los gastos de operación más altos
• Cada miembro de la junta ha donado y está ayudando a pedir
• Probamos la meta con posibles donantes e hicimos una tabla de donativos con nuestra propia lista
• Tenemos un argumento para pedir apoyo, una política de aceptación de donativos y de nombres, y un formulario de promesa
• Los donativos grandes tienen acuerdos firmados, incluido qué pasa si cambian los planes
• Registramos las promesas por separado y no las gastamos antes de cobrarlas
• Cada donativo de $250 o más recibe un reconocimiento por escrito que cumple las reglas del IRS
• Nuestra recaudación de todos los días continúa durante toda la campaña
• Informamos a los donantes lo que se recaudó, lo que se gastó y lo que se construyó