Los Schedules A y B del Form 990: qué piden y qué guardar

Esta guía es para el tesorero o el contable que ya dejó atrás el 990-N y ahora se enfrenta a dos anexos que acompañan al 990-EZ o al 990: el Schedule A, sobre por qué su organización es una entidad benéfica pública, y el Schedule B, sobre sus donantes más grandes. Ambos confunden a quien los presenta por primera vez. Al terminar, sabrá qué pide cada anexo, quién tiene que presentarlo, qué registros llevar durante el año y qué partes puede ver el público y cuáles no.

Los cálculos de las pruebas de apoyo del Schedule A están en nuestra guía sobre la prueba de apoyo público. Esta página trata de los formularios en sí.

Schedule A: por qué es una organización benéfica pública

Quién lo presenta

Las instrucciones del Schedule A dicen que cualquier organización de la sección 501(c)(3) "(or organization treated as such) that files a Form 990-EZ must complete and attach this schedule" (o tratada como tal, que presente el Form 990-EZ, debe completar y adjuntar este anexo). Quienes presentan el Form 990 lo adjuntan cuando contestan "Sí" en la Parte IV, línea 1, como hacen las organizaciones 501(c)(3). Ciertos fideicomisos benéficos no exentos también lo presentan.

Qué contiene

La mayoría de las organizaciones comunitarias pequeñas marcan la línea 7 (170(b)(1)(A)(vi)) o la línea 10 (509(a)(2)) en la Parte I y completan la Parte II o la Parte III. Su carta de determinación del IRS es un buen punto de partida, pero las instrucciones dicen que la casilla muestra su razón para ese año fiscal, que "can be the same as" (puede ser la misma que) la de la carta "or it can be different" (o puede ser distinta). Si califica por más de una razón, marque una casilla y explique las demás en la Parte VI.

El período de cinco años

Las tablas de apoyo usan "a 5-year computation period that includes the current and 4 prior tax years" (un período de cálculo de 5 años que incluye el año actual y los 4 anteriores). Así que necesita cinco años de cifras de apoyo, por año y por tipo, cada vez que presenta. Lleve una hoja de cálculo al día en lugar de rehacerla cada primavera.

Las instrucciones también dicen que el Schedule A debe usar el mismo método contable (de caja o de devengo) que marcó en el Form 990, Parte XII, línea 1. Si cambia de método, pregunte a su contador cómo tratar los años anteriores.

Sus primeros cinco años

Una 501(c)(3) nueva, en sus primeros cinco años, marca una casilla (Parte II, línea 13, o Parte III, línea 14). Las instrucciones dicen que la organización que la marca "should stop here and shouldn't complete the rest of Part II" (debe detenerse ahí y no completar el resto de la Parte II). Haga el cálculo de todos modos, en una copia que guarde, para que el sexto año no traiga sorpresas. Nuestra guía sobre la prueba de apoyo público explica por qué.

Schedule B: sus donantes más grandes

Quién lo presenta

Las instrucciones del Schedule B dicen "every organization must complete and attach Schedule B to its Form 990, 990-EZ, or 990-PF" (toda organización debe completar y adjuntar el Schedule B), salvo que certifique que no cumple los requisitos para presentarlo. Eso se certifica contestando "No" en el Form 990, Parte IV, línea 2, o marcando la casilla del Form 990-EZ, línea H. Si no hace ninguna de las dos cosas, su declaración queda incompleta.

A quién incluye

• La regla general: incluya a cada donante que dio $5,000 o más durante el año fiscal, en dinero u otros bienes.
• Cómo sumar las donaciones: sume las donaciones separadas de $1,000 o más de cada donante. Las instrucciones dicen que las más pequeñas pueden dejarse fuera de la suma.
• La regla especial para muchas 501(c)(3): una 501(c)(3) que cumple la prueba de apoyo del 33 1/3% incluye solo a los donantes cuyas donaciones fueron de $5,000 o más y de más del 2% de sus contribuciones totales (Form 990, Parte VIII, línea 1h, o Form 990-EZ, línea 1). En la práctica, el límite es el mayor entre $5,000 y el 2%. El ejemplo del IRS: con $700,000 en contribuciones totales, el límite es de $14,000.
• Quién cuenta como donante: personas, fiduciarios, sociedades, corporaciones, asociaciones, fideicomisos y organizaciones exentas. Las organizaciones de las secciones 170(b)(1)(A)(iv), 170(b)(1)(A)(vi) o 509(a)(2) también incluyen a las unidades gubernamentales.
• Las donaciones que no son en efectivo van en la Parte II, descritas "regardless of the value" (sin importar su valor).

Qué queda privado

Su Form 990 es público, pero la identidad de los donantes del Schedule B en general no lo es. El IRS dice que las organizaciones exentas, salvo las fundaciones privadas y las organizaciones políticas, "generally not required to disclose publicly the names or addresses of its contributors set forth on its annual return" (en general no tienen que revelar al público los nombres ni las direcciones de los donantes que aparecen en su declaración anual). Así que, cuando alguien pida su declaración, tache los nombres y las direcciones del Schedule B antes de compartirla. Las instrucciones del Schedule B agregan que todo lo demás, incluidos los montos y las descripciones de las donaciones en especie, debe estar disponible salvo que "clearly identifies the contributor" (identifique claramente al donante). Nuestra guía sobre divulgación pública explica lo demás que debe compartir.

Su estado puede pedir otra cosa

Las instrucciones del Schedule B dicen que, si presenta una copia de su Form 990 o 990-EZ ante un estado, no debe incluir el Schedule B "unless a schedule of contributors is specifically required by the state" (salvo que el estado exija específicamente una lista de donantes), porque los estados que no lo necesitan podrían hacerlo público junto con el resto de la declaración. Revise qué exige la oficina de organizaciones benéficas de su estado, y guarde una copia completa y una copia pública.

Una rutina para todo el año

• Cada mes: registre cada donación con el nombre, la dirección, la fecha, el monto y el tipo (efectivo, acciones, bienes) del donante, y marque las de $1,000 o más.
• Al cierre del año: sume las donaciones marcadas de cada donante y compárelas con el límite de $5,000 o del 2%.
• Para el Schedule A: agregue el apoyo de este año, por tipo, a su hoja de cálculo de cinco años.
• Antes de presentar: confirme que la casilla de la Parte I refleja su condición de este año, y explique en la Parte VI cualquier diferencia con su carta de determinación.
• Después de presentar: guarde una copia completa y una copia pública sin los nombres ni las direcciones del Schedule B.

Lista sobre los Schedules A y B

• Sabemos qué casilla de la Parte I refleja nuestra condición de organización benéfica pública este año
• Llevamos cinco años de cifras de apoyo, por año y por tipo
• El Schedule A usa el mismo método contable que nuestro Form 990
• Nuestros registros de donantes marcan las donaciones de $1,000 o más con nombre completo y dirección
• Sabemos si nos corresponde la regla general de $5,000 o la regla especial del 2%
• Adjuntamos el Schedule B, o contestamos la Parte IV, línea 2 (Form 990) o marcamos la línea H (Form 990-EZ)
• Nuestra copia pública tiene tachados los nombres y las direcciones de los donantes
• Enviamos el Schedule B a nuestro estado solo si el estado lo exige específicamente