Cómo crear un programa de donaciones mensuales

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que quieren un ingreso estable y predecible de simpatizantes que donan una cantidad fija cada mes. Un programa de donaciones mensuales (también llamado donación recurrente o membresía de apoyo) convierte a un donante ocasional en alguien que dona automáticamente, con tarjeta o transferencia bancaria, hasta que decida parar. Al terminar, sabrá cómo diseñar el programa, cómo pedir, qué reglas de pago aplican, qué hacer cuando falla un pago, cómo funcionan los recibos y cómo mantener contentos a los donantes mensuales.

Nuestra guía para cuidar a los donantes cubre la atención a todos sus donantes. Esta guía profundiza en las donaciones mensuales.

Por qué las donaciones mensuales ayudan a una organización pequeña

• Ingreso predecible. Sabe más o menos lo que llegará cada mes, lo que facilita el presupuesto y el flujo de efectivo.
• Menos peticiones. Un donante mensual no necesita una nueva petición para volver a donar.
• Las cantidades pequeñas suman. Alguien que no puede dar un cheque grande una vez al año puede dar con gusto una cantidad pequeña cada mes.
• Simpatizantes fieles. Los donantes mensuales suelen sentirse parte del trabajo, y muchas veces son quienes hacen voluntariado, van a los eventos y les cuentan a sus amigos.

No es dinero gratis. Cada donativo cuesta comisiones de pago, alguien tiene que vigilar los pagos fallidos y los donantes mensuales merecen noticias regulares. Planéelo antes de empezar.

Diseñe el programa

Hágalo sencillo. Necesita:

• Un nombre, si ayuda. "Amigos de la Despensa" o "Círculo de Lectura" da a los donantes mensuales un sentido de pertenencia. Un simple "Done cada mes" también funciona.
• Un propósito claro. Diga lo que hacen posible los donativos mensuales, en términos concretos y ciertos para su programa. Si dice "$20 al mes compran una semana de víveres para una familia", revise que las cifras sean correctas.
• Dos o tres cantidades sugeridas, más una casilla de "otra cantidad". Básese en lo que ya donan sus donantes.
• Un lugar en su sitio web. La página de donaciones debe ofrecer la opción "mensual", idealmente junto a "una vez", y funcionar bien en el teléfono.
• Una forma de cambiar o parar. Decida cómo pueden los donantes cambiar la cantidad, hacer una pausa, actualizar una tarjeta o cancelar, y dígalo en la página de inscripción.

No prometa beneficios que no pueda mantener. Si ofrece un regalo de agradecimiento o un evento solo para miembros, recuerde que cualquier cosa de valor que dé a cambio puede cambiar lo que debe decir en los recibos. Nuestra guía sobre reconocimientos a donantes explica cuándo aplica.

Cómo pagan los donantes

La mayoría de los donativos mensuales llegan con tarjeta o por transferencia bancaria (un débito automático de la cuenta bancaria del donante, a menudo llamado ACH).

• Las tarjetas son fáciles de configurar en línea para los donantes. Vencen y se reemplazan, así que algunos pagos fallarán cada año. Muchos servicios de pago ofrecen actualización automática de tarjetas; pregunte al suyo.
• Los débitos bancarios suelen costar menos en comisiones y fallan menos, pero a algunos donantes les incomoda compartir sus datos bancarios.

Use un servicio de pago o una plataforma de donaciones de buena reputación en vez de guardar usted mismo números de tarjeta o de cuenta. Compare comisiones con la página de precios de cada servicio y anote la fecha en que la revisó. Nuestra guía de recaudación en línea y financiamiento colectivo explica qué capas de comisiones buscar.

La regla federal para los débitos bancarios

Un débito regular de la cuenta bancaria personal de alguien es una transferencia electrónica de fondos preautorizada según la Regulación E federal. La regla (12 CFR 1005.10) dice:

• Autorización por escrito. Estas transferencias solo pueden autorizarse mediante un escrito firmado o autenticado de forma similar por el donante, y quien obtiene la autorización debe darle una copia. Un formulario en línea con un acuerdo claro y un correo de confirmación es la forma habitual de hacerlo; revise que su servicio de pago lo maneje.
• Cantidades que cambian. Si la cantidad va a variar, el donante debe recibir un aviso por escrito al menos 10 días antes de la transferencia. Los donativos mensuales suelen ser de una cantidad fija, lo que evita esto, así que cambie una cantidad solo cuando el donante lo pida.
• El donante puede detener los pagos a través de su banco avisando al banco al menos tres días hábiles antes de la transferencia programada. Haga que sea igual de fácil detenerlos con usted.

Pida donativos mensuales

• Pida primero a sus mejores donantes. Quienes ya donan dos o tres veces al año son los más probables donantes mensuales.
• Pida a los nuevos donantes poco después de su primer donativo, en la nota de bienvenida o unas semanas después.
• Preséntelo como la opción fácil en su campaña de fin de año y en su página de donaciones.
• Pida en persona. En eventos y llamadas, "¿Consideraría donar cada mes?" es una petición breve y cómoda.
• Proponga aumentos con suavidad. Una vez al año, agradezca a los donantes mensuales e invítelos, sin presionar nunca, a un pequeño aumento.

Cuando falla un pago

Los pagos fallidos son la forma más común en que los donativos mensuales terminan sin que nadie lo note. Tenga una rutina:

1. Revise los pagos fallidos cada mes. Su servicio de pago debería listarlos.
2. Comuníquese con el donante pronto y con amabilidad. "Es posible que su tarjeta haya vencido. Aquí tiene un enlace seguro para actualizarla." Una llamada funciona bien con donantes de muchos años.
3. Intente de nuevo una o dos veces. Muchos servicios reintentan automáticamente; sepa qué hace el suyo.
4. Anote lo que pasó. Si el donante no responde después de un par de intentos, marque el donativo como terminado y agradézcale lo que dio.

Recibos de los donativos mensuales

La Publication 526 del IRS (guía sobre contribuciones caritativas) dice que cada pago es una contribución separada. Los pagos mensuales no se suman para llegar al umbral de $250 que exige un reconocimiento por escrito. Un donante que da $25 al mes no necesita legalmente un reconocimiento por escrito de cada pago, aunque agradecer sigue siendo una buena práctica.

Si un solo pago es de $250 o más, el donante necesita un reconocimiento por escrito de ese pago. La Publication 526 dice que el donante puede tener un reconocimiento separado de cada contribución de ese tipo, o uno solo que liste cada contribución con su fecha y muestre el total.

En la práctica, la mayoría de las organizaciones envían:

• un recibo automático por correo electrónico de cada pago, del servicio de pago, con el nombre de su organización, la cantidad, la fecha y una declaración de que no se dieron bienes ni servicios a cambio (si es cierto)
• un resumen de fin de año en enero que liste cada donativo y su fecha, con la misma declaración

Revise que el texto del recibo automático cumpla la lista del IRS (el Servicio de Impuestos Internos). Nuestra plantilla de carta de agradecimiento a donantes tiene el texto.

Cuide a los donantes mensuales

• Agradézcales cuando se inscriben, en persona si puede, y dígales qué esperar: cada cuánto les escribirá y cómo hacer cambios.
• Cuénteles lo que lograron sus donativos. Dos o tres noticias breves al año, más una nota anual de lo que sumó su donativo mensual.
• No les envíe todas las peticiones. Déjelos fuera de las peticiones estándar, o envíeles una versión que empiece agradeciendo.
• Facilite los cambios. Responda rápido y con cortesía a quienes piden pausar, bajar o cancelar. Un donante que puede hacer una pausa es menos probable que se vaya para siempre.
• Recuerde los aniversarios. Una nota breve en el primer aniversario de un donativo mensual no cuesta nada y significa mucho.

Siga unas pocas cifras

Una vez al mes o cada trimestre, revise:

• cuántos donantes mensuales activos tiene, y cuántos se sumaron y cuántos dejaron de donar
• el ingreso mensual total de ellos
• cuántos pagos fallaron y cuántos recuperó

Una base de datos de donantes sencilla o los informes de su servicio de pago le darán estas cifras. Compárelas con sus propios meses anteriores, no con otras organizaciones.

Lista de verificación de donaciones mensuales

• Nuestra página de donaciones ofrece donar cada mes y funciona en el teléfono
• Decimos con claridad lo que hacen posible los donativos mensuales, y las cifras son ciertas
• Los donantes pueden ver cómo cambiar, pausar o detener su donativo
• Los débitos bancarios tienen la autorización escrita o electrónica del donante, y el donante recibe una copia
• Nunca cambiamos una cantidad sin que el donante lo pida
• Alguien revisa los pagos fallidos cada mes y contacta a los donantes con amabilidad
• Los recibos cumplen las reglas del IRS, y los donantes mensuales reciben un resumen de fin de año
• Los donantes mensuales reciben una bienvenida personal y noticias regulares sobre lo que lograron sus donativos