Recaudación entre pares: cuando sus simpatizantes recaudan por usted

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas cuyos simpatizantes quieren recaudar dinero para ellas: una recaudación de cumpleaños, una carrera patrocinada, un reto de "me rapo la cabeza", una página para una caminata que usted organiza. Esto es la recaudación entre pares (peer-to-peer): cada simpatizante pide a sus propios amigos y familiares, casi siempre con su propia página en línea, y el dinero llega a su organización. Al terminar, sabrá cómo organizarla, quién envía el recibo fiscal, qué comisiones revisar, dónde entran las reglas estatales y cómo mantener honesta y segura la recaudación de sus simpatizantes.

Para lo básico sobre botones de donación, financiamiento colectivo y plataformas de donaciones, empiece por nuestra guía de recaudación en línea y financiamiento colectivo.

Por qué funciona y qué le exige

La recaudación entre pares llega a personas que nunca han oído hablar de usted, a través de alguien en quien ya confían. Los amigos de un simpatizante donan porque él o ella se lo pidió. Por eso es una buena forma de encontrar nuevos donantes, pero esos donantes son fieles primero al simpatizante. Su trabajo es facilitar que los simpatizantes pidan, y luego dar la bienvenida y agradecer a los nuevos donantes para que algunos se queden.

Sí requiere trabajo: crear páginas, responder preguntas de los simpatizantes, llevar la cuenta de quién recaudó cuánto y agradecer tanto a quienes recaudan como a sus donantes.

Tres formas comunes de organizarla

• Una campaña que usted dirige. Usted organiza una caminata, una carrera o un reto de "dejar algo por un mes", con una página de equipo y páginas individuales debajo. Usted elige la plataforma, las fechas y la meta.
• Páginas creadas por simpatizantes en una plataforma que usted usa. Su plataforma de donaciones permite que los simpatizantes creen su propia página para su organización cuando quieran, por un cumpleaños o en memoria de alguien.
• Páginas creadas por simpatizantes en plataformas que usted no eligió. Las redes sociales y los sitios de financiamiento colectivo pueden permitir que cualquiera inicie una recaudación para cualquier organización benéfica registrada. Su organización puede aparecer ahí aunque nunca se haya inscrito.

La tercera es la que hay que vigilar. Revise qué plataformas incluyen a su organización y cómo le llega el dinero desde ellas.

Quién envía el recibo fiscal

Esta es la pregunta que debe responder antes de que un simpatizante abra una página. La regla sigue al dinero: el recibo lo envía quien recibió legalmente el donativo.

• El donativo va directo a su organización. Cuando la página del simpatizante funciona con su propia plataforma de donaciones y el dinero se deposita en su cuenta, el donante le dio a usted. Su organización emite el recibo, como con cualquier otro donativo. Para cualquier donativo individual de $250 o más, el donante necesita un reconocimiento por escrito de usted para poder deducirlo. Algunas plataformas envían un recibo automático a nombre suyo; revise que el texto cumpla la lista del IRS (el Servicio de Impuestos Internos).
• El donativo va a otra organización benéfica que lo pasa. Algunas plataformas las maneja, o pasan los donativos a través de, una organización benéfica aparte que luego le entrega el dinero a usted en forma de subvención. Legalmente, el donante le dio a esa organización, así que esa organización envía el recibo, no usted. Por lo general recibirá el dinero más tarde, a veces en un solo pago combinado.
• El donativo va al simpatizante. Si un simpatizante recoge dinero en una página personal o en efectivo y luego se lo entrega, los donantes le dieron a una persona, no a su organización. La Publication 526 del IRS (guía sobre contribuciones caritativas) dice que no se pueden deducir contribuciones a personas específicas. Pida a los simpatizantes que usen una página que pague directamente a su organización, y no emita recibos por ese dinero como si cada amigo se lo hubiera dado a usted.

Sea cual sea la forma, anote el nombre de quien recaudó junto a cada donativo, para poder agradecer al simpatizante correcto y ver cuánto recaudó cada página.

Comisiones de las plataformas: revise cada capa

Las herramientas de recaudación entre pares cobran de formas distintas, y los precios cambian a menudo, así que no los listamos. Lea la página de precios de cada plataforma, anote la fecha en que la revisó y busque:

• Comisiones de la plataforma: un porcentaje de cada donativo, una suscripción mensual o ambas.
• Comisiones de procesamiento de pagos: un porcentaje más una cantidad fija por cada pago con tarjeta, muchas veces cobrados aparte.
• "Propinas" opcionales: la plataforma pide a los donantes que agreguen algo para la plataforma. Revise cómo está redactada la petición y si los donantes pueden ponerla en cero fácilmente.
• Comisiones cubiertas por el donante: una opción para que los donantes agreguen un poco para cubrir sus costos.
• Condiciones de pago: cada cuánto llega el dinero a su banco y si eso cuesta algo.
• Extras para eventos: herramientas de inscripción, camisetas, cronometraje y envíos, que pueden cobrarse aparte.

Calcule lo que le llega de un donativo típico de $50 en cada plataforma que compare. Si los simpatizantes preguntan, explíqueles con honestidad cómo funcionan las comisiones.

Reglas estatales para pedir donaciones

Algunos estados exigen que las organizaciones benéficas se registren antes de pedir donaciones al público. Las páginas de recaudación entre pares siguen siendo peticiones para su organización, y llegan a personas de muchos estados a la vez, a través de las redes de sus simpatizantes y no de su propia lista. Los Principios de Charleston (Charleston Principles), pautas orientativas para la recaudación en línea de la Asociación Nacional de Funcionarios Estatales de Organizaciones Benéficas (NASCO), sugieren que una organización con sede en otro lugar se registre en un estado donde se dirige específicamente a personas o recibe donativos a través de su sitio web de forma "repetida y continua o sustancial". Se aprobaron como pautas orientativas en 2001. No son ley, y cada estado fija sus propias reglas.

Pasos prácticos:

• Regístrese primero donde tiene su sede, y mantenga el registro al día.
• Fíjese de dónde viene el dinero. Los informes de su plataforma suelen mostrar el estado de cada donante. Si los donativos de un estado empiezan a sumar, revise sus reglas.
• Conozca las reglas para las plataformas. Algunos estados también regulan a las propias plataformas. California, por ejemplo, exige que las plataformas de recaudación benéfica se registren en el Registro de Organizaciones Benéficas y Recaudadores de su Fiscal General, y dice que las plataformas solo pueden pedir para organizaciones en regla en California y ante el IRS y, con algunas excepciones, solo con el consentimiento previo de la organización. Mantenga al día sus registros estatales y sus declaraciones al IRS para que las plataformas puedan seguir incluyéndolo.
• Quienes cobran son otro caso. Si paga a una empresa o persona para que dirija la campaña o pida dinero en su nombre, algunos estados la consideran un recaudador pagado que debe registrarse. Nueva York y California son ejemplos.

Nuestra guía sobre el registro para pedir donaciones explica cómo encontrar las reglas de cada estado.

Prepare a sus simpatizantes para que les vaya bien

• Escriba una guía de una página para quienes recaudan. Qué hace su organización, una historia breve, tres cosas que paga cada donativo y el nombre legal exacto de su organización.
• Deles palabras e imágenes. Un mensaje de ejemplo, dos o tres fotos que tenga permiso para compartir y su logotipo con reglas sencillas para usarlo.
• Fije una fecha límite y una meta. Una página con fecha de cierre y una meta recauda más que una abierta indefinidamente.
• Manténgase en contacto. Un correo breve cuando empiezan, a la mitad y al final.
• Agradezca dos veces a quienes recaudan. Una vez cuando empiezan y otra con lo que recaudó su página y lo que hará.

Mantenga la honestidad y la seguridad

Quienes recaudan hablan en nombre de su organización, así que acuerden algunas reglas sencillas:

• Nada de promesas que no pueda cumplir. Los simpatizantes no deben decir que el dinero irá a una persona con nombre y apellido, ni a un programa que usted no tiene. Los donantes no pueden deducir donativos destinados a una persona específica, según la Publication 526 del IRS.
• Nada de consejos fiscales. Los simpatizantes no deben prometer que los donativos son deducibles. Pueden decir que su organización es 501(c)(3).
• Privacidad. No permita que los simpatizantes compartan fotos o historias de las personas a quienes usted atiende sin su permiso.
• Páginas falsas. Busque de vez en cuando el nombre de su organización en las principales plataformas. Diga a sus simpatizantes cuáles páginas son suyas y reporte las falsas a la plataforma.
• Su derecho a decir que no. Resérvese el derecho de pedir a un simpatizante que cambie o retire una página que presente mal a su organización.

Dé la bienvenida a los nuevos donantes

La mayoría de quienes donan en una página entre pares lo hicieron por quien recaudaba, no por su organización. Agradézcales rápido, cuénteles brevemente lo que hace e invítelos a recibir más noticias. Algunas plataformas no le comparten los datos de contacto de los donantes, o dejan que los donantes elijan no compartirlos; respete esa decisión. Nuestra guía para cuidar a los donantes muestra cómo conservar a los nuevos donantes.

Lista de verificación de recaudación entre pares

• Sabemos qué plataformas incluyen a nuestra organización y cómo nos llega el dinero de cada una
• Para cada plataforma, sabemos quién recibe legalmente el donativo y quién envía el recibo
• Los recibos de donativos de $250 o más cumplen las reglas del IRS
• Toda camiseta, comida o entrada que se da a cambio de más de $75 va con la declaración del IRS
• Comparamos comisiones con la página de precios de cada plataforma y anotamos la fecha
• Nuestro registro estatal está al día y vigilamos dónde viven los donantes
• Quienes recaudan reciben una guía de una página, fotos aprobadas y reglas sencillas
• Anotamos el nombre de quien recaudó junto a cada donativo
• Agradecemos en pocos días a quienes recaudan y a sus donantes