Cómo dirigir un equipo a distancia o mixto

Esta guía es para directores y juntas de organizaciones benéficas pequeñas cuyo personal trabaja desde casa parte del tiempo o todo el tiempo, o que lo están pensando. El trabajo a distancia puede ampliar a quién puede contratar y reducir el alquiler, pero trae sus propias reglas y hábitos. Al terminar, sabrá cómo se aplican las reglas federales de salarios a quienes trabajan desde casa, qué hacer con los avisos obligatorios y los gastos, qué cambia cuando alguien vive en otro estado y cómo mantener conectado y seguro a un equipo repartido.

Para lo básico de una primera contratación, vea cómo contratar a su primer empleado. Esta guía cubre lo que cambia cuando el trabajo se hace en otro lugar.

Ponga por escrito cómo trabajan

Antes que nada, acuerde una política corta de trabajo a distancia, aprobada por la junta o el director, y agréguela a sus políticas de personal. Debe decir:

• Quién puede trabajar a distancia, y si es todos los días, algunos días o según se acuerde.
• Horario común en que todos están disponibles, y qué tan rápido deben responder los mensajes.
• Dónde se puede trabajar: solo en casa, en cualquier lugar de su estado o en cualquier lugar de EE. UU. Esto importa para los impuestos y las leyes laborales, como se explica más abajo.
• Equipo: qué da la organización, de quién es y qué pasa cuando alguien se va.
• Gastos: qué paga la organización, como parte de la cuenta de internet, y cómo pedir el reembolso.
• Seguridad: las reglas básicas para equipos, contraseñas e información privada.
• Seguridad física: cómo reportar una lesión mientras trabaja en casa.

Nuestra plantilla de políticas de personal es un buen lugar para esta sección.

Horas y descansos del personal no exento

Los empleados no exentos, los que deben recibir pago por horas extra, deben recibir pago por todas las horas trabajadas, dondequiera que trabajen. El boletín de asistencia de campo 2023-1 del Departamento de Trabajo (DOL), del 9 de febrero de 2023, dice que las reglas federales "se aplican por igual a los empleados que trabajan a distancia" que a quienes trabajan en una oficina o en cualquier otro lugar.

• Cuente todo el tiempo. Si usted sabe o tiene razones para creer que alguien está trabajando, ese tiempo cuenta, aunque sea un correo a las 9 de la noche. Fije horarios claros y diga a las personas que no trabajen fuera de horario sin registrarlo.
• Los descansos cortos se pagan. El boletín dice que los descansos "de 20 minutos o menos" deben tratarse como horas trabajadas pagadas, ya sea que la persona trabaje en casa o en la oficina.
• Las comidas pueden no pagarse. Los descansos reales para comer, por lo general de 30 minutos o más, en los que la persona queda totalmente libre de tareas, no son tiempo de trabajo.
• Registre las horas. Use una hoja de horas sencilla o una herramienta para registrar el tiempo, y pida al empleado que la confirme en cada período de pago.
• Empleadas que amamantan. Las empleadas que trabajan a distancia mantienen su derecho a un tiempo razonable de descanso para extraerse leche, en un lugar protegido de la vista. El boletín señala que esto incluye no ser observada por ningún sistema de video que dé o exija el empleador, incluida la cámara de la computadora.

Licencia familiar y médica

Para la ley federal de licencia familiar y médica (Family and Medical Leave Act, FMLA), el boletín dice que la casa de quien trabaja a distancia no es su lugar de trabajo. Su lugar de trabajo es "la oficina a la que reporta o desde la que se le asignan las tareas", y cuenta para el total de 50 empleados dentro de 75 millas de esa oficina, una de las pruebas para saber si el personal puede tomar licencia según la FMLA. Si su organización tiene menos de 50 empleados dentro de 75 millas de esa oficina, el personal no cumple esta prueba. Algunos estados tienen sus propias leyes de licencia familiar y médica con reglas distintas, así que revise las suyas.

Avisos obligatorios

Las leyes laborales federales exigen publicar algunos avisos donde los empleados puedan verlos. El boletín de asistencia de campo 2020-7 del Departamento de Trabajo dice que, en la mayoría de los casos, una publicación electrónica puede reemplazar a la de papel solo si:

1. todos sus empleados trabajan a distancia, de forma exclusiva;
2. todos suelen recibir información de usted por medios electrónicos; y
3. todos tienen acceso fácil a la publicación electrónica en todo momento.

Si parte del personal todavía va a una oficina, publique allí los avisos en papel y agregue la versión electrónica para quienes están en casa. Diga a todos dónde encontrar los avisos en línea; el boletín dice que una publicación no es de fácil acceso si los empleados deben pedir acceso o permisos de archivo para verla. Los avisos estatales tienen sus propias reglas, así que consulte al departamento de trabajo de su estado.

Gastos y equipo

Según la ley federal de salarios, el salario debe pagarse "libre y limpio" (free and clear, 29 CFR 531.35). Si un empleado tiene que comprar herramientas o equipo que el trabajo exige, y el costo reduce el salario mínimo o las horas extra que se le deben, eso es una infracción. Para el personal que gana cerca del salario mínimo, dé usted el equipo o reembólselo.

Algunos estados tienen sus propias reglas sobre el reembolso de gastos de trabajo, como una parte del teléfono o de internet. Consulte al departamento de trabajo de su estado. Sea lo que sea que exija la ley, una regla clara en su política de reembolso de gastos evita conversaciones incómodas.

Personal en otro estado

Cuando alguien trabaja desde casa en un estado distinto al de su oficina, usted puede convertirse también en empleador en ese estado. Las reglas varían, pero cuente con revisar:

• Reporte de nuevas contrataciones. La Oficina federal de Servicios de Manutención Infantil dice que los empleadores deben reportar las nuevas contrataciones "dentro de los 20 días de la contratación al estado donde trabajan los nuevos empleados", y algunos estados lo exigen antes. Si tiene empleados en más de un estado, puede en cambio registrarse ante el Departamento federal de Salud y Servicios Humanos como empleador de varios estados y reportar todas las contrataciones a un solo estado donde tenga empleados.
• Retención del impuesto estatal sobre la renta del estado donde trabaja el empleado, y si su estado de origen también la espera.
• Seguro de desempleo y de accidentes de trabajo en el estado del empleado.
• Las leyes de ese estado sobre salarios, licencias, avisos y plazos de pago, que pueden ser más estrictas que las suyas.
• Registros estatales de la propia organización. Pregunte si tener personal en ese estado significa que su organización debe registrarse allí para operar o para recaudar fondos. Vea nuestra guía sobre el registro para pedir donaciones.

Un servicio de nómina que trabaje con varios estados puede hacer casi todo esto por usted. Pregunte antes de aceptar que alguien se mude.

Contratar a distancia

Igual necesita un Form I-9 (verificación de elegibilidad de empleo) para cada nuevo empleado. Si participa en E-Verify y está al día, USCIS permite una alternativa opcional a ver los documentos en persona: usted revisa copias y luego hace una videollamada en vivo en la que el empleado muestra esos mismos documentos. Si la ofrece en un lugar de contratación, debe ofrecerla de forma pareja a todos allí, y no puede usarla para tratar a las personas de forma distinta por su ciudadanía, su situación migratoria o su origen nacional. Si no, USCIS dice que los empleadores "must physically examine documents" (deben examinar los documentos en persona).

Cómo mantener unido a un equipo repartido

• Reúnanse con regularidad. Una llamada semanal corta del equipo, con cámara opcional, y una más larga cada mes para planear.
• Pongan las cosas por escrito. Las decisiones, tareas y fechas límite van en un lugar compartido, no solo en un hilo de chat.
• Tengan reuniones uno a uno. Cada persona debe hablar con su supervisor al menos cada dos semanas.
• Véanse en persona cuando puedan, aunque sea una o dos veces al año, si el presupuesto lo permite.
• Esté atento al aislamiento y al exceso de trabajo. Quien trabaja en casa puede sentirse desconectado o tener dificultad para parar. Pregunte cómo está.
• Incluya de forma justa al personal mixto. En una reunión mixta, dé a quienes están a distancia la oportunidad de hablar primero, y no tome decisiones en el pasillo después.

Seguridad y privacidad

El trabajo a distancia lleva los datos de su organización a redes de casa y a equipos personales. Lo básico:

• inicio de sesión con varios factores en el correo y en cada cuenta compartida;
• equipos con bloqueo de pantalla, actualizaciones activadas y, de preferencia, de propiedad de la organización;
• archivos guardados en una carpeta compartida, no en computadoras personales;
• no imprimir en casa información de clientes o donantes salvo que sea de verdad necesario, y triturarla después;
• una forma clara de reportar rápido un equipo perdido o un correo sospechoso.

Vea ciberseguridad básica y privacidad de datos para más detalles.

Lista de verificación para equipos a distancia o mixtos

• Tenemos una política escrita de trabajo a distancia en nuestras políticas de personal
• El personal no exento registra todas sus horas, y los descansos cortos se pagan
• Los avisos obligatorios están donde cada empleado puede verlos, en papel, en forma electrónica o ambas
• El equipo y los gastos están cubiertos para que el pago de nadie baje de lo que exige la ley
• Sabemos en qué estados trabaja nuestro personal y nos registramos donde hace falta
• Las cartas de oferta dicen desde dónde puede trabajar el personal
• Cada cuenta compartida usa inicio de sesión con varios factores
• Cada miembro del equipo tiene una reunión regular uno a uno con su supervisor