Trabajar con escuelas: programas con estudiantes, de forma segura

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que tienen programas en escuelas o con ellas: tutorías, mentorías, clubes después de clases, sesiones de arte o deporte, mochilas de comida, charlas sobre carreras. Las escuelas pueden ser socias excelentes. Conocen a los estudiantes, tienen espacio y llegan a familias a las que a usted le costaría llegar sola. También tienen sus propias reglas, obligaciones legales y formas de trabajar. Al terminar, sabrá cómo armar una asociación, qué acordar por escrito, las leyes federales de privacidad estudiantil que definen lo que una escuela puede compartir con usted, y cómo mantener seguros a los estudiantes.

Esto es información general, no asesoría legal. Los distritos escolares fijan muchas de sus propias reglas y las leyes estatales varían, así que pregunte siempre a la escuela y al distrito qué se aplica.

Empiece por las necesidades y las reglas de la escuela

• Encuentre a la persona adecuada. Suele ser un director, un consejero o la oficina de alianzas del distrito, no solo un maestro entusiasta. Pregunte quién debe aprobar los programas externos.
• Pregunte qué necesitan, no solo lo que usted ofrece. Nuestra guía de diseño de programas explica cómo partir de la necesidad.
• Pida sus reglas para voluntarios y visitantes. Muchos distritos tienen su propia solicitud, verificación de antecedentes, registro de entrada y gafete para cualquiera que trabaje con estudiantes. Sígalas aunque su propia selección sea más o menos estricta. Los requisitos de verificación de antecedentes vienen de la ley estatal y de las políticas del distrito, así que varían de un lugar a otro; pregunte al distrito exactamente qué verificaciones necesita y quién las paga.
• Pregunte por el calendario. Las semanas de exámenes, los feriados y los días de salida temprana afectan cuándo puede tener sesiones.

Póngalo por escrito

Un acuerdo escrito breve, como un memorando de entendimiento, evita malentendidos cuando cambia el personal. Nuestra guía sobre acuerdos de asociación y la plantilla de memorando de entendimiento pueden ayudar. Incluya:

• qué ofrecerá usted, cuándo, dónde y para qué estudiantes
• quién supervisa a los estudiantes durante las sesiones (personal de la escuela, el suyo o ambos)
• cómo se refiere o inscribe a los estudiantes, y cómo dan permiso los padres
• qué información compartirá cada parte, y cómo se protege
• cómo manejará una preocupación de protección, una emergencia o un accidente
• seguros: qué tiene cada parte, y si el distrito quiere figurar en su póliza (pregunte a su aseguradora; vea nuestra guía de seguros)
• el uso de fotos e historias de estudiantes (vea nuestro formulario de consentimiento para fotos)
• cómo cualquiera de las partes puede terminar la asociación

Privacidad estudiantil: FERPA y PPRA

Dos leyes federales definen lo que las escuelas pueden compartir y preguntar.

FERPA, la ley de derechos educativos y privacidad de la familia, da a los padres "el derecho a tener cierto control sobre la divulgación de información de identificación personal de los expedientes educativos" de sus hijos, según el Departamento de Educación. Cuando el estudiante cumple 18 años o entra a una institución postsecundaria a cualquier edad, esos derechos pasan al estudiante. El Departamento dice que FERPA exige que el padre, la madre o el estudiante con derechos "dé un consentimiento escrito, firmado y fechado" antes de que una escuela divulgue información de identificación personal del expediente educativo de un estudiante, salvo que aplique una de las excepciones de los reglamentos. Agrega que nada en FERPA impide que una organización comunitaria obtenga ella misma ese consentimiento, siempre que el formulario diga qué registros se pueden compartir, para qué y con quién. En la práctica, cuente con que la escuela necesitará ese consentimiento antes de darle calificaciones, asistencia u otros registros de estudiantes individuales. No se sorprenda si una escuela dice que no o le pide que reúna formularios de consentimiento.

PPRA, la enmienda de protección de los derechos de los alumnos, se aplica a las escuelas y a otros que reciben fondos del Departamento de Educación. Regula las encuestas, análisis o evaluaciones de estudiantes que preguntan sobre ocho áreas protegidas:

• afiliaciones o creencias políticas del estudiante o de sus padres
• problemas mentales o psicológicos del estudiante o de su familia
• conducta o actitudes sexuales
• conducta ilegal, antisocial, autoincriminatoria o degradante
• juicios críticos sobre familiares cercanos
• relaciones privilegiadas reconocidas por la ley, como con abogados, médicos y ministros religiosos
• prácticas, afiliaciones o creencias religiosas del estudiante o de sus padres
• ingresos (salvo los que exige la ley para verificar si se califica para un programa)

Si quiere encuestar a estudiantes como parte de un programa escolar, sobre todo sobre alguno de estos temas, hable antes con la escuela. Puede que necesiten avisar a los padres o pedir su consentimiento, y conocerán el proceso de su distrito. Al momento de escribir esto, el Departamento de Educación dice que su guía sobre PPRA se está revisando y actualizando, así que consulte su Oficina de Política de Privacidad Estudiantil para ver lo más reciente. Nuestra plantilla de encuesta de opinión de participantes evita estas áreas delicadas.

La información que usted mismo reúne (por ejemplo, en su propio formulario de inscripción) es su responsabilidad. Reúna solo lo que necesita y protéjalo, como explica nuestra guía de privacidad de datos.

Selección y supervisión

• Seleccione a todos los que trabajan con estudiantes según su política de protección, la ley de su estado y las reglas del distrito. Nuestra guía de selección y protección de voluntarios explica cuánta selección necesita cada función.
• Evite estar a solas con un estudiante fuera de la vista de otros. Haga las sesiones en espacios abiertos o visibles, y acuerde con la escuela cómo funciona la supervisión.
• Nada de contacto privado. Los voluntarios no deben comunicarse en privado con los estudiantes por teléfono, mensajes de texto o redes sociales, ni verlos fuera del programa.
• Los voluntarios adolescentes que ayudan con estudiantes más pequeños necesitan su propio permiso y supervisión; vea nuestra guía de voluntarios jóvenes.
• Transporte: no lleve a estudiantes en su vehículo a menos que la escuela, los padres y su aseguradora lo hayan aceptado por escrito.

Reportar abuso o negligencia

Cada estado tiene leyes sobre quién debe reportar la sospecha de abuso o negligencia infantil. Según el Child Welfare Information Gateway (en su resumen actualizado hasta mayo de 2023), aproximadamente 46 estados designan profesiones cuyos miembros deben reportar, y en 44 estados la lista incluye a "maestros, directores y otro personal escolar". En aproximadamente 17 estados, cualquier persona que sospeche abuso o negligencia debe reportarlo. En todos los estados, cualquier persona puede reportar.

Cuando sus voluntarios trabajen en una escuela, acuerden de antemano:

• a quién avisan si un estudiante revela un abuso o si les preocupa un estudiante, y con qué rapidez
• cómo encaja eso con el procedimiento de la escuela y la ley de su estado (algunos estados exigen que la persona que sospecha el abuso lo reporte directamente a las autoridades, además de avisar a la escuela)
• que si un niño está en peligro inmediato, llamen primero al 911

Capacite a los voluntarios en esto antes de su primera sesión, e inclúyalo en su acuerdo con la escuela.

Su lista de verificación

• Conocimos a la persona que puede aprobar programas externos, y sabemos lo que necesita la escuela
• Seguimos las reglas de nuestro estado y del distrito para voluntarios, visitantes y verificación de antecedentes
• Tenemos un acuerdo escrito que cubre funciones, supervisión, información compartida, seguridad y seguros
• Sabemos qué información de los estudiantes puede y no puede compartir la escuela, y reunimos el consentimiento de los padres cuando hace falta
• Consultamos con la escuela antes de encuestar a estudiantes, sobre todo en temas delicados
• Cada voluntario está seleccionado y capacitado, y nunca está a solas con un estudiante fuera de la vista de otros
• Los voluntarios saben cómo reportar una preocupación, según el procedimiento de la escuela y la ley de nuestro estado
• Tenemos permiso por escrito para cualquier foto e historia