Pasantes: ¿voluntarios, pasantes sin pago o empleados pagados?

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas a las que les han pedido recibir a un pasante: un estudiante que necesita horas de práctica, un recién graduado que busca experiencia o un joven que quiere ayudar. "Pasante" no es una categoría legal. Según cómo funcione el acuerdo, un pasante puede ser un voluntario, un aprendiz sin pago o un empleado al que hay que pagarle al menos el salario mínimo. Al terminar, sabrá qué opción encaja en su situación, qué reglas federales aplican, qué cambia si paga un estipendio y qué poner por escrito.

Esta es información general sobre la ley federal. Las leyes de salarios de su estado pueden ser más estrictas, así que revíselas también.

Comparación rápida

Pasantes voluntarios en una organización benéfica

La hoja informativa sobre pasantías del Department of Labor (Departamento de Trabajo), la Fact Sheet #71, está escrita principalmente para empleadores "con fines de lucro". En una nota, explica que la ley de salarios hace espacio para las personas que "ofrecen su tiempo de forma libre y sin esperar compensación" con fines religiosos, benéficos, cívicos o humanitarios en organizaciones sin fines de lucro. Agrega que "las pasantías sin pago en el sector público y en organizaciones benéficas sin fines de lucro, en las que el pasante es voluntario sin esperar compensación, por lo general están permitidas".

Es una buena noticia para las organizaciones pequeñas, pero tiene límites. La hoja informativa del Departamento sobre organizaciones sin fines de lucro dice que, por lo general, los voluntarios no "reemplazan a trabajadores con empleo regular ni hacen un trabajo que de otro modo harían empleados regulares", y que los empleados pagados de una organización benéfica "no pueden ser voluntarios para prestar el mismo tipo de servicios" por los que se les paga. También dice que, por lo general, las personas no pueden ser voluntarias en las actividades comerciales de una organización benéfica, como una tienda de regalos. En resumen, una organización benéfica puede tener voluntarios, pero no "voluntarios" que hagan los trabajos del personal pagado.

Así que un pasante sin pago en una organización benéfica por lo general está bien si:

• de verdad no espera pago;
• el trabajo sirve a su fin benéfico, no a un negocio que usted maneja; y
• no reemplaza a alguien a quien de otro modo le pagaría.

La prueba del "beneficiario principal"

La Fact Sheet #71 dice que los tribunales han usado la prueba del beneficiario principal para decidir si un pasante de un empleador con fines de lucro es en realidad un empleado: ¿quién se beneficia más en realidad, el pasante o la organización? La hoja informativa no dice cómo se aplica la prueba a las organizaciones benéficas. En una organización benéfica, la primera pregunta es si el pasante es un verdadero voluntario, como se explica arriba. Pero los factores sirven para revisar las pasantías de tipo capacitación, sobre todo si un acuerdo no encaja con claridad en las reglas de voluntariado. La hoja informativa enumera siete factores, y dice que "ningún factor por sí solo es decisivo":

1. Ambas partes entienden con claridad que no se espera pago.
2. La capacitación se parece a la que daría un entorno educativo.
3. La pasantía está ligada a la educación formal del pasante, por medio de cursos o créditos académicos.
4. Se ajusta al calendario académico del pasante.
5. Dura solo mientras le da al pasante un aprendizaje útil.
6. El trabajo del pasante complementa al del personal pagado, en lugar de reemplazarlo, y a la vez le da beneficios educativos importantes.
7. Ambas partes entienden que no hay promesa de un trabajo pagado al final.

Cuantos más de estos factores se cumplan, más probable es que el pasante sea el beneficiario principal y no un empleado. Si tiene dudas, busque asesoría antes de que empiece la pasantía.

Cuándo un pasante es en realidad un empleado

Estas son señales de alerta de que un pasante es en realidad un empleado al que hay que pagarle al menos el salario mínimo:

• hace un trabajo para el que de otro modo contrataría a alguien, como atender la recepción o llevar la contabilidad;
• usted depende de sus horas para mantener un programa;
• trabaja en una actividad comercial que usted maneja, como una tienda;
• ya es uno de sus empleados pagados y hace el mismo tipo de trabajo por el que se le paga;
• hay poca enseñanza o supervisión real; o
• espera que se le pague, o usted le prometió un trabajo pagado al final.

Si le paga a un pasante, siga los mismos pasos que con cualquier empleado. Nuestra guía para contratar a su primer empleado explica la nómina y los formularios fiscales, y nuestra guía sobre empleados y contratistas explica cómo distinguir entre empleados y contratistas.

Estipendios y créditos académicos

• Estipendios. Un estipendio pequeño puede hacer posible una pasantía para estudiantes que no pueden trabajar gratis. Pero los pagos regulares ligados a horas pueden parecer un sueldo. Nuestra guía sobre estipendios para voluntarios explica los riesgos y la parte fiscal.
• Reembolso de gastos. Devolver gastos reales, como el transporte a un lugar del programa, con recibos, no es un pago. Vea gastos de los voluntarios.
• Créditos académicos. Si una escuela otorga créditos, por lo general tendrá su propio acuerdo y su formulario de evaluación. Léalo con cuidado: puede pedirle que supervise e informe sobre el aprendizaje del estudiante.

Pasantes jóvenes

Los estudiantes de secundaria y otros menores de edad necesitan cuidados adicionales: el consentimiento de los padres, la protección y, para el trabajo pagado, las reglas sobre trabajo infantil. La hoja informativa del Department of Labor sobre trabajo infantil dice que, por lo general, los menores de 14 años no pueden trabajar como empleados en empleos no agrícolas cubiertos por la ley, que los jóvenes de 14 y 15 años solo pueden trabajar un número limitado de horas fuera del horario escolar, y que "nadie menor de 18 años puede trabajar en una ocupación que el Secretario de Trabajo haya declarado peligrosa". Muchos estados tienen sus propias reglas sobre trabajo infantil y, cuando aplican ambas, "se debe obedecer la ley con la norma más estricta". Nuestra guía sobre voluntarios jóvenes cubre las reglas de edad y la supervisión, y nuestra guía de selección de voluntarios y protección explica cómo mantener seguros a los jóvenes.

Póngalo por escrito

Sea cual sea el tipo de pasante, anote:

• el propósito y lo que el pasante aprenderá o hará;
• el horario y cuánto dura;
• quién lo supervisa;
• si es pagado y, si no, que ambas partes están de acuerdo en que no se espera pago ni un trabajo después;
• los gastos que reembolsará; y
• las reglas de confidencialidad y seguridad.

Para los pasantes voluntarios, nuestra plantilla de acuerdo de voluntariado funciona bien.

Su lista de verificación de pasantías

• Decidimos si es una pasantía voluntaria, educativa sin pago o pagada
• Un pasante sin pago no reemplaza al personal pagado ni trabaja en una actividad comercial
• Revisamos los factores del beneficiario principal para las pasantías de tipo capacitación
• Los pasantes pagados pasan por la nómina como cualquier empleado
• Revisamos cualquier estipendio según las reglas de estipendios para voluntarios
• Un supervisor con nombre se reúne con el pasante con regularidad
• El acuerdo, incluido si hay pago o no, está por escrito
• Seguimos nuestras reglas para jóvenes y de protección con los pasantes menores de 18 años
• Revisamos las leyes de salarios de nuestro estado