Cómo reconocer a los voluntarios todo el año

Esta guía es para el coordinador de voluntarios, el director o el miembro de la junta que quiere que los voluntarios se sientan valorados, sin un gran presupuesto. Nuestra guía de gestión de voluntarios explica por qué el reconocimiento hace que la gente vuelva. Esta lo convierte en un plan para todo el año: qué hacer cada semana, en los aniversarios y una vez al año, cómo adaptar el agradecimiento a cada persona y qué evitar.

Por qué ayuda tener un plan

En las organizaciones pequeñas, el agradecimiento muchas veces depende de que una persona ocupada se acuerde. Un plan sencillo asegura que nadie quede olvidado: al voluntario callado de los martes se le agradece con el mismo cariño que a quien organiza la gala. También reparte la tarea, para que la junta y el personal la compartan.

Empiece por su registro de horas de voluntariado. Le dice quién ha dado tiempo, cuánto y desde cuándo, para que pueda ver los aniversarios y a las personas que es fácil pasar por alto.

Cada semana: agradecer sin gastar

• Dé las gracias al final de cada turno, por nombre, y mencione una cosa que hizo la persona.
• Cuente lo que pasó gracias a ellos: "El equipo de hoy armó cajas para las familias de nuestra lista de espera".
• Envíe una nota corta después de una tarea grande o de un día difícil. Una tarjeta escrita a mano todavía significa mucho.
• Cuénteles qué cambió gracias a su idea o comentario.
• Pregunte cómo les va, y escuche. Que le pidan su opinión es una forma de respeto.

Aniversarios y momentos especiales

Elija algunos momentos para celebrar con todos, para que el reconocimiento sea justo:

• Primer turno: un mensaje de bienvenida del director o de un miembro de la junta.
• Tres meses: una conversación para ver cómo va y una nota de agradecimiento.
• Un año, y cada año después: una tarjeta firmada por el personal y la junta y, si la persona está de acuerdo, una mención en el boletín.
• Un número grande de horas que tenga sentido para su organización, según el registro de horas.
• Cuando alguien se va: una despedida de verdad y una invitación abierta a volver. Vea la sección "Cuando los voluntarios se van" de nuestra guía de gestión de voluntarios.

Una vez al año

• Una celebración para los voluntarios que se ajuste a su presupuesto: una comida en la que cada uno trae algo, un pícnic, café y pastel después de un turno. Invite a las familias si conviene.
• Un resumen anual corto del impacto para los voluntarios: horas dadas, lo que hicieron posible y algunas historias, compartidas con permiso.
• El agradecimiento de la junta. Pida al presidente que agradezca a los voluntarios en persona o por carta, y anote el agradecimiento de la junta en el acta.

Adapte el agradecimiento a cada persona

Las personas son voluntarias por motivos distintos, así que valoran distintos tipos de agradecimiento.

Los voluntarios jóvenes muchas veces necesitan un registro de horas o una referencia para la escuela. Nuestra guía sobre voluntarios jóvenes explica el cuidado adicional que necesitan.

Crédito público, con permiso

Nombrar o mostrar a los voluntarios en su boletín, sitio web, redes sociales o informe anual es un lindo agradecimiento, pero solo con su permiso. Pregunte primero, cada vez que importe, y respete un "no". Use nuestra plantilla de consentimiento para fotos e historias para fotos e historias. Tenga especial cuidado con los niños, y con cualquier persona cuya seguridad pueda verse afectada si se la nombra, como voluntarios que sobrevivieron al abuso.

Regalos y beneficios: que sean pequeños

Los detalles pequeños, como una taza, una camiseta o una comida sencilla en grupo, están bien. Tenga cuidado con cualquier cosa que empiece a parecer un pago. El Departamento de Trabajo (DOL) describe a los voluntarios de una organización benéfica como personas que dan su tiempo "no como empleados y sin esperar pago". El dinero en efectivo frecuente, las tarjetas de regalo ligadas a las horas o un "estipendio" mensual pueden borrar esa línea y pueden afectar la protección legal del voluntario. Nuestra guía sobre estipendios y regalos para voluntarios explica las reglas y los riesgos.

Las tarjetas de regalo son un caso especial para los impuestos. La Publication 15-B del IRS (guía sobre beneficios complementarios) dice que los artículos pequeños y ocasionales pueden ser beneficios de minimis libres de impuestos, y que para esta regla se debe "tratar como empleado a cualquier persona que reciba un beneficio de minimis", lo que incluye a los voluntarios. Pero también dice que "el efectivo y los beneficios equivalentes a efectivo (por ejemplo, certificados de regalo, tarjetas de regalo y el uso de una tarjeta de cargo o de crédito), por pequeños que sean, nunca pueden excluirse como beneficio de minimis". Así que una taza, una camiseta o una fiesta ocasional están bien, pero una tarjeta de regalo puede contar como ingreso sujeto a impuestos. Consulte con su contador antes de dar tarjetas de regalo o cualquier cosa de valor real.

No les diga a los voluntarios que pueden deducir el valor de su tiempo. La Publication 526 del IRS (publicación sobre donaciones caritativas) dice que no se puede deducir el valor del tiempo o de los servicios. Algunos gastos de bolsillo del voluntariado pueden ser deducibles; indique la publicación en lugar de dar consejos de impuestos.

Repartan la tarea

• Coordinador: lleva el registro de horas, sigue los aniversarios y envía notas.
• Director: agradece a los voluntarios en persona y comparte el impacto.
• Junta: cada miembro escribe algunas notas de agradecimiento cada trimestre y asiste a la celebración anual.
• Los propios voluntarios: invítelos a proponerse unos a otros para un "agradecimiento del mes".

Lista de verificación para reconocer a los voluntarios

• Agradecemos a cada voluntario por su nombre al final de cada turno
• Sabemos cómo le gusta a cada voluntario que le agradezcan
• Seguimos los aniversarios con nuestro registro de horas de voluntariado
• Hacemos al menos una celebración de voluntarios al año
• Pedimos permiso antes de nombrar o mostrar a un voluntario en público
• Los regalos son pequeños y ocasionales, evitamos el efectivo y las tarjetas de regalo, y nada parece un pago
• Los miembros de la junta participan en el agradecimiento a los voluntarios