Cómo planear una campaña de donaciones de fin de año

Esta guía es para la fundadora, el miembro de la junta o el voluntario que va a llevar la campaña de fin de año de su organización benéfica: las cartas, los correos y las llamadas que piden un donativo a sus simpatizantes en las últimas semanas del año. Una campaña planeada suele dar mejores resultados que una improvisada. Al terminar, tendrá un calendario, una forma de dividir su lista, un plan para cada canal, las reglas del IRS (el Servicio de Impuestos Internos) sobre en qué año fiscal cuenta una donación de finales de diciembre y un plan para agradecer a todos rápido.

Si todavía no tiene una lista de simpatizantes, empiece por cómo crear una base de donantes. Si aún no tiene una razón clara y breve para donar, escriba primero su argumento para pedir apoyo.

Empiece con una meta y una historia

Antes de escribir nada, decida tres cosas:

• Para qué es el dinero. Una necesidad clara funciona mejor que una lista. "Ayúdenos a mantener abierto el programa después de clases cinco días a la semana" es más fácil de apoyar que "apoye nuestros gastos generales", aunque el donativo no tenga restricciones.
• Cuánto espera recaudar. Básese en lo que entró el año pasado, más un esfuerzo extra realista. Si es su primera campaña, fije una meta modesta que pueda alcanzar y anunciar.
• Una historia verdadera. Una persona, un momento, un resultado, contado con permiso. La historia sostiene la carta.

Sea honesto sobre el destino del dinero. Si dice que es para un proyecto, debe gastarse en ese proyecto. Nuestra guía sobre fondos restringidos explica por qué.

Un calendario que funciona

Cuente hacia atrás desde el 31 de diciembre. Ajústelo a su tamaño; una organización pequeña puede hacerlo en unas cuantas tardes por semana.

Divida su lista en pocos grupos

No necesita programas complicados. Una hoja de cálculo con una columna de "grupo" basta. Grupos útiles para una organización pequeña:

• Donantes fieles: donaron en cada uno de los últimos dos años o más. Agradézcales su lealtad y considere una llamada o una nota a mano.
• Donantes del año pasado: donaron el año pasado pero aún no este año. Recuérdeles lo que logró su último donativo.
• Donantes inactivos: donaron antes, pero no en el último año más o menos. Una petición más suave, del tipo "le hemos extrañado".
• Donantes nuevos recientes: donaron por primera vez este año. Agradézcales otra vez antes de volver a pedir.
• Nunca han donado: voluntarios, invitados a eventos, lectores del boletín. Explique el trabajo y luego invítelos a un primer donativo.
• Donantes mensuales: ya están donando. No les envíe la petición estándar. Agradézcales, y puede invitarlos a un donativo extra de fin de año o a aumentar su aporte.

Personalice al menos el saludo, el último donativo (si lo tiene) y la cantidad sugerida. Nuestra plantilla de carta de campaña de fin de año muestra cómo.

Elija sus canales

Use los canales que sus simpatizantes ya usan. La mayoría de las organizaciones pequeñas combinan dos o tres.

• Cartas. Una carta impresa con tarjeta de respuesta y sobre de retorno todavía funciona bien, sobre todo con donantes mayores y fieles. Que no pase de una o dos páginas.
• Correo electrónico. Barato y rápido, y bueno para recordatorios cerca de la fecha límite. Envíelo solo a quienes aceptaron recibir noticias suyas, incluya su dirección postal y un enlace para darse de baja que funcione, y mantenga cada correo breve con un solo botón claro. Nuestra guía sobre boletines por correo electrónico cubre lo básico, incluidas las reglas de CAN-SPAM (la ley federal sobre correo comercial).
• Llamadas y notas. Una llamada de dos minutos de un miembro de la junta a sus principales donantes, solo para dar las gracias antes de que llegue la carta, muchas veces importa más que la carta.
• Redes sociales. Buenas para compartir la historia y el avance hacia la meta, menos para la petición en sí. Enlace a su propia página de donaciones.
• Su sitio web. Asegúrese de que la página de donaciones funcione en el teléfono, cargue rápido y mencione la misma historia y meta.

Si envía peticiones a personas de otros estados, revise si esos estados esperan que se registre primero. Vea nuestra guía sobre el registro para pedir donaciones.

¿En qué año cuenta una donación de diciembre?

Los donantes que detallan sus deducciones suelen querer que su donativo cuente en este año fiscal, así que los últimos días de diciembre importan. La Publication 526 del IRS (guía sobre contribuciones caritativas) dice que un donante solo puede deducir una contribución en el año en que realmente la hace, y que normalmente una contribución se hace cuando se entrega sin condiciones. Da estas reglas:

La Publication 526 no tiene una regla aparte para los donativos "en línea". Un donativo con tarjeta de crédito en su página de donaciones sigue la regla de la tarjeta de crédito. Para otros pagos electrónicos, pida a los donantes que donen con unos días de anticipación, porque la fecha depende de cómo se haga el pago.

Lo que esto significa para usted:

• Guarde el sobre. Un cheque enviado el 30 de diciembre que llega el 3 de enero se hizo en diciembre, si se envió entonces. Guarde el sobre con el matasellos junto con el registro del cheque y anote ambas fechas.
• Un cheque fechado en diciembre pero enviado en enero es un donativo de enero. La fecha escrita en el cheque no es lo que decide.
• Las promesas todavía no son donativos. Una promesa hecha en diciembre y pagada en febrero cuenta cuando se paga.
• No cambie fechas. Su recibo indica la fecha en que recibió el donativo. Nunca cambie fechas para ayudar a un donante; ponga en la carta la fecha del día en que la escribe.
• No dé consejos fiscales. Que un donativo sea deducible depende de los impuestos de cada donante. Dígales qué donaron y qué recibieron a cambio, si recibieron algo, y deje el resto a quien les prepara los impuestos.

Agradezca a todos, y rápido

La campaña no termina cuando llega el dinero. La forma en que agradece decide si los donantes vuelven a dar el próximo año.

• Agradezca en pocos días, incluso en la última semana, que es la más ocupada. Una carta o correo breve y personal es mejor que uno perfecto en febrero.
• Cumpla la regla del IRS para donativos de $250 o más. El donante necesita un reconocimiento por escrito de su organización que diga el nombre de la organización, la cantidad de un donativo en efectivo, una descripción (sin valor) de un donativo que no sea en efectivo, y si usted dio algo a cambio. La Publication 526 dice que el donante debe tenerlo antes de la fecha en que presenta su declaración o de la fecha límite de la declaración, lo que ocurra primero. También señala que las organizaciones suelen enviarlos a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Nuestra guía sobre reconocimientos a donantes explica cada parte, y nuestra plantilla de carta de agradecimiento a donantes tiene el texto.
• Envíe resúmenes de fin de año en enero a quienes donaron varias veces. Una sola carta puede listar cada donativo y su fecha, siempre que tenga todos los datos requeridos.
• Informe el resultado. En enero, cuente a todos los que donaron, y a todos a quienes pidió, qué tan cerca llegó y qué hará el dinero.

Después, incluya a los nuevos donantes en su plan de todo el año. Nuestra guía para cuidar a los donantes tiene un calendario sencillo.

Después de la campaña

Mientras lo tiene fresco, dedique una hora con quienes ayudaron y anote:

• cuánto entró, de cuántos donantes, y de qué grupos y canales
• cuántos donantes nuevos ganó
• cuánto costó (impresión, franqueo, servicio de correo)
• qué haría antes o de otra forma el próximo año

Guarde la nota con su carta de campaña y su lista. El próximo septiembre empezará desde ahí y no desde cero.

Su lista de verificación de la campaña de fin de año

• Tenemos una meta, una necesidad y una historia verdadera, usada con permiso
• La lista de donantes está limpia y dividida en grupos
• Cada grupo tiene un canal: carta, correo, llamada o una combinación
• Los correos van solo a quienes aceptaron, con nuestra dirección postal y un enlace para darse de baja
• Revisamos el registro estatal en los estados a los que enviamos cartas o correos
• Las cartas de agradecimiento están listas antes de que salga la campaña
• Guardamos los sobres con matasellos de los cheques que llegan a principios de enero
• Cada donativo de $250 o más recibe un reconocimiento por escrito que cumple las reglas del IRS
• Toda oferta que valga más que un detalle simbólico, por un donativo de más de $75, va con la declaración del IRS
• Informamos el resultado a los donantes en enero y anotamos lo que aprendimos