Cómo trabajar con el tesorero de la junta

Esta guía es para tesoreros, directores y presidentes de junta que quieren que la parte del dinero de una organización pequeña funcione bien entre ellos. Nuestra guía sobre los cargos de la junta explica lo que suele hacer un tesorero, y nuestra guía sobre controles financieros cubre las revisiones que mantienen seguro el dinero. Esta trata de la relación de trabajo: quién hace qué, qué necesita el tesorero y cuándo, y cómo entregar el cargo sin perder nada.

Tres funciones, no una

En una organización pequeña, el trabajo del dinero suele estar en manos de tres personas, a veces menos:

La Guide for Charities (guía para organizaciones benéficas) de la fiscal general de California dice que el tesorero o director financiero "es responsable de los asuntos financieros de la corporación". En la práctica, eso significa asegurarse de que el trabajo se haga bien, no hacerlo todo. Si su organización es tan pequeña que el tesorero también lleva la contabilidad, pida a otro miembro de la junta que revise cada mes los estados de cuenta y la conciliación.

Qué necesita el tesorero, y cuándo

Acuerden un calendario sencillo con el director o el contable, y pónganlo por escrito:

• Antes del día 10 de cada mes: los estados de cuenta del banco, la conciliación bancaria y el informe de ingresos y gastos del mes, comparado con el presupuesto.
• Una semana antes de cada reunión de la junta: el informe del tesorero, enviado con los materiales de la reunión.
• De inmediato: cualquier cosa fuera de lo común, como una factura grande inesperada, un depósito de nómina no hecho, un pago rechazado o un donante que pregunta por una donación.
• Acceso de solo lectura a las cuentas bancarias y al sistema de contabilidad, para que el tesorero pueda revisar sin pedir permiso.

La guía de la fiscal general de Nueva York sobre controles internos dice que las juntas deben recibir informes "al menos cada trimestre, de preferencia cada mes" que comparen los ingresos y gastos reales con el presupuesto, con explicaciones a tiempo de las diferencias.

El año del tesorero

Nuestras guías sobre el presupuesto anual, los fondos restringidos y cómo presentar su primer Form 990 explican cada punto con más detalle.

Compartir el Form 990 con la junta

La Parte VI, línea 11a, del Form 990 (declaración anual al IRS) pregunta si se entregó una copia completa de la declaración final a cada miembro con voto de la junta antes de presentarla. Las instrucciones del IRS dicen que puede responder "Sí" solo si cada miembro recibió la declaración completa, con sus anexos, en papel, por correo electrónico o mediante un enlace a un sitio protegido con contraseña donde se pueda ver toda la declaración. Decir que hay una copia "disponible si la piden" no cuenta, y tampoco una copia a la que se le quitaron partes. El tesorero suele ser la persona indicada para enviarla y para dar tiempo a la junta para hacer preguntas.

Auditorías, revisiones y reglas estatales

Si su organización necesita una auditoría independiente depende de su estado, de sus financiadores y de las subvenciones del gobierno. Las reglas varían mucho. Dos ejemplos de la guía de la fiscal general de California:

• Auditorías. Las organizaciones de California que deben registrarse ante la fiscal general y tienen ingresos brutos de $2,000,000 o más, sin contar las subvenciones y los contratos de servicios con entidades del gobierno, deben tener estados financieros auditados, y un comité de auditoría si son una corporación.
• Sin cargos dobles en la cima. En una corporación de beneficio público de California, el secretario o el tesorero (o director financiero) no puede ser al mismo tiempo el presidente de la corporación o de la junta.

Otros estados fijan otros límites, y algunos exigen una revisión de un contador público en lugar de una auditoría cuando los ingresos pasan un nivel más bajo. Consulte al regulador de organizaciones benéficas de su estado, y vea nuestra guía sobre auditorías y revisiones. La guía de la fiscal general de Nueva York pide una supervisión regular de las finanzas por un comité de auditoría o, si no lo hay, por la propia junta.

Cuando el director y el tesorero no están de acuerdo

Los desacuerdos sobre el dinero son normales: cuánto guardar de reserva, si aceptar una subvención con riesgos, cuándo contratar. Que sean sanos:

• Lleven la pregunta a la junta con los datos, en lugar de resolverla entre dos personas.
• El director dirige las operaciones dentro del presupuesto que aprobó la junta; el tesorero no dirige al personal ni aprueba gastos diarios fuera de los límites acordados.
• Si el tesorero ve algo que parece mal, como dinero que falta, impuestos de nómina sin pagar o un pago a una persona de adentro, debe avisar de inmediato al presidente. Vea nuestra guía sobre qué hacer cuando falta dinero.

Traspaso a un nuevo tesorero

Cuando termina el período de un tesorero, planee un traspaso de uno o dos meses:

• Actualizar las firmas del banco y el acceso a la banca en línea, y quitar al tesorero saliente
• Entregar las contraseñas con un administrador de contraseñas u otro método seguro, y luego cambiarlas
• Compartir los informes del tesorero de los últimos 12 meses, el presupuesto y el último Form 990
• Enumerar cada cuenta bancaria, tarjeta, préstamo e inversión, con quién puede usar cada una
• Enumerar las fechas límite que se repiten: declaraciones de nómina, el Form 990, informes estatales y renovaciones de seguros
• Presentar al nuevo tesorero al contable, al contador y al banco
• Anotar el cambio de tesorero en el acta de la junta

En California, según la guía de la fiscal general, las organizaciones con ingresos totales menores de $50,000 (salvo las fundaciones privadas) presentan un informe anual del tesorero (Form CT-TR-1) junto con su renovación anual de registro (Form RRF-1). Revise qué pide su propio estado y quién lo firma.

Nuestra guía de planificación de la sucesión explica con más detalle cómo entregar cuentas y contraseñas.