Cómo trabajar con consultores pagados

Esta guía es para directores y juntas que piensan pagar a un experto externo: alguien que escriba propuestas de subvención, un contador que ordene los libros, un diseñador web, un evaluador, un asesor de recaudación de fondos, un facilitador de planificación estratégica. Un buen consultor puede hacer en semanas lo que a un equipo pequeño le tomaría meses. Uno mal definido puede comerse el presupuesto y dejar poco. Al terminar, sabrá cuándo conviene un consultor, cómo definir el trabajo y elegirlo, qué va en el contrato, de quién es el trabajo y qué reglas de impuestos y estatales vigilar.

Si la ayuda es gratuita, vea cómo aprovechar a un experto voluntario o pro bono. Si no está seguro de si alguien es contratista o en realidad empleado, lea primero ¿empleado, contratista o voluntario?.

Cuándo conviene un consultor

• Un proyecto definido con un final, como migrar una base de datos, un plan estratégico o preparar una primera auditoría.
• Conocimientos que necesita solo de vez en cuando, como asesoría legal, de recursos humanos o de evaluación.
• Una mirada externa, cuando un facilitador neutral ayuda a la junta o al personal con algo difícil.

Conviene menos para trabajo central y continuo que alguien hace cada semana bajo su dirección. Eso puede ser un empleo, no un contrato, y tratarlo como contrato puede ser una clasificación equivocada.

Primero defina el trabajo

Antes de hablar con nadie, escriba una página con el alcance:

• La meta, en una oración: qué será distinto cuando esto termine.
• Entregables: lo que recibirá, como un informe, un equipo capacitado o un sitio web que funcione.
• Lo que no está incluido.
• Lo que usted aportará: documentos, accesos, tiempo del personal y una sola persona de contacto.
• Plazos y presupuesto, incluido si el presupuesto es fijo.
• Cómo juzgará el éxito.

Nuestra plantilla de alcance del trabajo también sirve para proyectos pagados.

Elija con justicia

• Hable con más de un consultor para cualquier trabajo importante. Pida a cada uno una propuesta corta sobre el mismo alcance.
• Revise referencias, de preferencia de organizaciones pequeñas como la suya.
• Pregunte quién hará el trabajo. Quien presenta la propuesta no siempre es quien la ejecuta.
• Cuidado con los conflictos de interés. Si el consultor es un miembro de la junta, un familiar de alguien del personal o un negocio de ellos, la junta debe manejarlo según su política de conflictos de interés, y el pago debe ser razonable. Vea cómo pagar de forma justa.
• Mire el costo completo: honorarios, gastos y el tiempo de su propio personal.

El contrato

Ponga por escrito todo trabajo pagado, aun los pequeños. Nuestra lista para el contrato con un consultor enumera lo que debe cubrir, como alcance, honorarios, calendario, confidencialidad, datos, propiedad del trabajo, seguros y cómo puede terminarlo cada parte. Pida a un abogado que revise cualquier contrato importante antes de firmarlo.

De quién es el trabajo

Esto importa para informes, logotipos, fotos, sitios web, materiales de enseñanza y programas de computadora. Según la ley federal de derechos de autor, el derecho de autor pertenece al principio al autor (17 U.S.C. § 201). Un trabajo hecho por un contratista externo es una "obra hecha por encargo" (work made for hire) de la organización solo si entra en una lista corta de categorías, como una contribución a una obra colectiva, una traducción o un texto de enseñanza, y ambas partes "expressly agree in a written instrument signed by them" (lo acuerdan expresamente en un documento escrito firmado por ellas) (17 U.S.C. § 101). Mucho trabajo de consultoría, como un logotipo o un sitio web, puede no entrar en esas categorías. Por eso, lo más seguro es una cesión por escrito del derecho de autor a la organización. Una transferencia del derecho de autor "is not valid unless" (no es válida salvo que) conste por escrito y firmada por el dueño (17 U.S.C. § 204). Como mínimo, asegúrese de tener una licencia para usar, cambiar y compartir el trabajo como lo necesite.

El pago a consultores y el IRS

• Pida el Form W-9 a cada consultor antes de pagarle, para tener su número de identificación tributaria.
• Form 1099-NEC. La ley tributaria de 2025 (Public Law 119-21, sección 70433) subió el límite para reportar de $600 a $2,000 para los pagos hechos después del 31 de diciembre de 2025, y lo ajusta por inflación para los años calendario posteriores a 2026. Las instrucciones del IRS (revisadas en 12/2026) dicen que, para los años fiscales que empiezan después de 2025, se reporta la compensación a no empleados "of $2,000 or more" ($2,000 o más) en la casilla 1a, y que el límite "may be adjusted for inflation beginning in calendar year 2027" (puede ajustarse por inflación a partir del año calendario 2027). Revise las instrucciones vigentes cada año. Los honorarios de abogados van en la casilla 1a con el mismo límite, pero los pagos brutos a un abogado, como un acuerdo judicial, van en la casilla 10 del Form 1099-MISC desde $600.
• Form 990. La Parte VII, Sección B, del Form 990 (declaración anual) enumera a sus cinco contratistas independientes mejor pagados que recibieron más de $100,000 por sus servicios. La Parte IV pregunta si los honorarios de recaudación profesional pasaron de $15,000, lo que exige el Schedule G (anexo G).
• Clasificación. Si el consultor trabaja solo para usted, en su horario, con sus equipos y bajo su dirección, pregúntese si en realidad es un empleado. Vea ¿empleado, contratista o voluntario?.

Consultores de recaudación de fondos: reglas adicionales

Los estados regulan a quienes reciben pago por ayudar a recaudar dinero. La guía de la fiscal general de California, por ejemplo, distingue a los recaudadores comerciales (commercial fundraisers), que por lo general reciben pago para pedir donaciones o para recibir o controlar el dinero recaudado, de los asesores de recaudación (fundraising counsel), que reciben pago para aconsejar, planear, dirigir o preparar materiales de recaudación sin pedir ni manejar donaciones, y dice que ambos están regulados y deben registrarse ante el Registro de Organizaciones Benéficas y Recaudadores. Otros estados tienen sus propias reglas de registro y de contratos. Revise antes de firmar, y vea nuestra guía sobre el registro para pedir donaciones.

Cómo manejar el trabajo

• Haga una reunión de inicio para acordar el alcance, los contactos, el primer entregable y cómo se comunicarán.
• Reúnanse con un ritmo fijo, por ejemplo cada dos semanas, con una actualización corta por escrito.
• Apruebe los cambios por escrito. Si el alcance crece, acuerden el costo adicional antes de empezar.
• Revise cada entregable antes de pagarlo.
• Planee el traspaso: archivos, contraseñas, capacitación y documentación, para no depender del consultor después.
• Cierre bien: una reunión final, una evaluación corta y comentarios en ambos sentidos.

Lista de verificación para consultores

• Escribimos una página de alcance antes de hablar con consultores
• Comparamos más de una propuesta para trabajos importantes
• Los conflictos de interés se declararon y la junta los manejó
• El contrato está por escrito y un abogado lo revisó si era importante
• La organización es dueña del trabajo, o tiene una licencia por escrito para usarlo
• Pedimos el Form W-9 y emitiremos el Form 1099-NEC si corresponde
• Los consultores de recaudación están registrados donde lo exige nuestro estado
• Los pagos están ligados a entregables, y tenemos un plan de traspaso