El fondo anual: donaciones constantes y sin restricciones cada año

Esta guía es para la fundadora, la junta o el equipo de voluntarios que quieren que la recaudación se sienta menos como una serie de emergencias. El fondo anual es el dinero que su organización recauda cada año, sobre todo de personas, para pagar su trabajo de todos los días. Suele ser sin restricciones, es decir, puede gastarlo donde más se necesite: sueldos, alquiler, seguros, el programa que acaba de perder una subvención. Al terminar, sabrá cómo encaja el fondo anual con el resto de su recaudación, cómo fijar una meta realista, cómo planear un año de peticiones y cómo una base amplia de donantes ayuda a la situación fiscal de su organización.

Por qué importa el fondo anual

Las subvenciones y los donativos grandes y únicos son bienvenidos, pero muchas veces están restringidos a un proyecto y se terminan. El fondo anual paga los costos que nadie quiere financiar pero de los que todos dependen.

• Flexibilidad. El dinero sin restricciones permite a la junta decidir dónde se necesita. Nuestra guía sobre fondos restringidos explica la diferencia.
• Estabilidad. Muchos donativos modestos, renovados año tras año, son más estables que unos pocos grandes.
• Una cantera. Los donantes del fondo anual de hoy son los donantes mensuales, los donantes importantes y los donantes de legados del mañana.
• Apoyo del público. Una base amplia de donantes le ayuda a pasar la prueba de apoyo público del IRS (vea abajo).

Cómo encaja con todo lo demás

Piense en su recaudación por niveles:

El fondo anual es la base. Siga pidiendo para él incluso en un año con una gran campaña.

Fije una meta que pueda defender

Empiece por lo que realmente pasó, no por lo que necesita el presupuesto.

1. Mire hacia atrás. Sume los donativos de personas del año pasado y del anterior. Cuente donantes además de dólares.
2. Estime las renovaciones. ¿Cuántos de los donantes del año pasado suelen volver a dar? Nuestra guía para cuidar a los donantes muestra cómo calcular su propia tasa de retención.
3. Sume nuevos donantes con realismo. ¿Cuántos donantes nuevos ganó el año pasado, y con qué?
4. Sume los aumentos que de verdad va a pedir. Una meta que supone que todos darán más sin que nadie se lo pida es un deseo.
5. Compare con el presupuesto. Si hay una diferencia, la junta decide cómo cubrirla: más peticiones, otros ingresos o un presupuesto menor. No suba la meta sin más.

Escriba la meta, el número de donantes y los supuestos en una página, y compártala con la junta.

Planee un año de peticiones

La mayoría de las organizaciones pequeñas piden dos o tres veces al año, con muchos agradecimientos y noticias entre medio.

Pida a las personas de la forma que prefieren. Los donantes de muchos años pueden preferir una carta y una llamada; los simpatizantes más jóvenes pueden donar por correo electrónico o por mensaje de texto. Los miembros de la junta deben donar cada año y ayudar a agradecer a los donantes.

Sin restricciones significa decir la verdad

Una petición del fondo anual puede contar una historia sobre un programa. Está bien, siempre que no prometa que el dinero irá solo a ese programa. Una frase como "Su donativo apoya todo lo que hacemos, incluidos programas como este" mantiene el donativo sin restricciones. Si un donante escribe en el cheque que es para un programa, trate ese donativo como restringido.

Agradezca y emita recibo por cada donativo

• Agradezca rápido, por carta, correo electrónico o teléfono.
• Cumpla la regla del IRS. Para cualquier donativo individual de $250 o más, el donante necesita un reconocimiento por escrito de usted para poder deducirlo. La Publication 526 (guía sobre contribuciones caritativas) dice que los donativos separados no se suman para esta prueba. Nuestra guía sobre reconocimientos a donantes explica qué incluir.
• Envíe un resumen de fin de año en enero a quienes donaron varias veces.

Cómo ayuda una base amplia a su situación fiscal

La mayoría de las organizaciones benéficas son organizaciones benéficas públicas porque reciben suficiente apoyo del público. Las instrucciones del Schedule A (anexo del Form 990) explican la prueba principal: en general, una organización califica si el 33 1/3% o más de su apoyo total, a lo largo de cinco años, viene de entidades gubernamentales, contribuciones del público en general y donativos de otras organizaciones benéficas públicas.

Hay un detalle que hace importante al fondo anual. En la cifra de apoyo público, los donativos de cada donante individual en esos cinco años cuentan solo hasta el 2% del apoyo total. Un solo donante generoso no puede sostener la prueba solo, pero muchos donantes modestos sí. Nuestra guía sobre la prueba de apoyo público explica el cálculo.

Siga unas pocas cifras

Cada trimestre, revise:

• el total recaudado para el fondo anual, comparado con la meta
• el número de donantes, y cuántos son nuevos, renovados o inactivos
• su tasa de retención
• el donativo promedio

Compárelas con sus propios años anteriores. Una base de datos de donantes sencilla lo facilita.

Lista de verificación del fondo anual

• Nuestra meta del fondo anual se basa en los donativos del año pasado, el número de donantes y supuestos realistas
• La junta aprobó la meta y cada miembro de la junta dona
• Tenemos un calendario con dos o tres peticiones y noticias regulares entre medio
• Las peticiones mantienen los donativos sin restricciones, y respetamos cualquier restricción que agregue un donante
• Cada donativo se agradece en pocos días, y los de $250 o más reciben un reconocimiento por escrito
• Invitamos a los donantes del fondo anual a donar cada mes
• Revisamos donantes, retención y meta cada trimestre